nieuws

DHV Milieu en Infrastructuur voelt weerbarstige IT-praktijk

bouwbreed Premium

De afdeling Constructieve waterbouw van DHV heeft sinds een jaar een divisie in het Tsjechische Liberec. In nauwe samenwerking met het hoofdkantoor in Amersfoort voert die opdrachten uit voor de Nederlandse markt. Dat daarvoor de communicatie tussen beide bureaus optimaal moet verlopen staat buiten kijf. Automatisering is het toverwoord, maar de invoering daarvan had nog wel wat haken en ogen.

In antwoord op de toenemende concurrentie op de engineering-markt ondernam DHV stappen om de kosten van technische projecten te beperken. Behalve efficienter werken en het automatiseren van bepaalde werkzaamheden, opende DHV enkele bureaus in Oost-Europa. De lonen en andere kosten zijn daar lager. Bovendien ontstaan er mogelijkheden om in de toekomst meer opdrachten in die regio aan te trekken. Het gaat dan vooral om het berekenen en ontwerpen van bruggen, viaducten en tunnels.

Robert de Roos, projectmanager infra-advies van Constructieve waterbouw, kreeg begin 1997 opdracht een kantoor op te zetten in de noord-Tsjechische universiteitsstad Liberec. De Roos: “De vraag was hoe we de samenwerking het beste konden regelen. Ook vanuit de gedachte dat je beter het werk naar de mensen kunt brengen dan dat zij naar het werk moeten komen. Als je IT’ers hoort praten, lijkt echt alles te kunnen. Maar de praktijk bleek toch wat weerbarstiger te zijn.”

Te zwaar

Al in een vroeg stadium dacht de projectgroep aan een eenvoudige oplossing: het gebruik van e-mail. “Om dat te testen, zonden we tekeningen naar onze vestiging in Zuid-Afrika”, zegt De Roos. “Wat bleek? Tekeningen tot 5 MB leverden weinig problemen op. Zo’n verzending duurde een tot twee uur. Maar daarboven ging het mis. Niet dat providers ze niet aankonden, maar ze vonden ze ‘te zwaar’. Ze hielden die tekeningen vast tot een rustiger moment, ’s nachts bijvoorbeeld.”

De projectgroep zocht verder. Het alternatief leek, zegt De Roos nu, een directe eigen telefoonlijn tussen Nederland en Tsjechie, analoog of digitaal. “We werkten toen nog met Autocad 13, waarmee tekeningen van 1 tot 6 MB werden gemaakt. We verwachtten dat de nieuwe Autocad-versie 14 nog zwaardere tekeningen zou opleveren. Een open lijn met Liberec zou dan echt wel nodig zijn. Toch stond ik daar niet om te springen, want aan telefoonkosten zou die drie- tot vierduizend gulden per maand betekenen. Bij e-mail praat je alleen over een Internet-abonnement en lokale telefoonkosten.”

Het probleem loste vanzelf op toen bleek dat ontwerpen van Autocad 14 niet boven de 5 MB uitkwamen. Verzenden via e-mail verloopt nu tamelijk goed. Alleen duurt het bij het opstarten van een project soms wat langer, omdat er dan veel informatie tegelijk naar Tsjechie gaat. “Maar”, benadrukt De Roos, “we zorgen ervoor dat de projecten met Tsjechie nooit onder tijdsdruk of stress staan. Opdrachten waarbij dat wel het geval is, zenden we uberhaupt niet naar Liberec.”

Automatisering vraagt om standaardisering. Bij intensieve samenwerking met een kantoor op afstand is dat zelfs absolute noodzaak. Werkwijzen, symbolen en normen moeten naadloos op elkaar aansluiten. De Roos noemt een paar voorbeelden: “De lagenstructuur en de volgorde daarin, de indeling: wat precies in de tekening komt te staan. Daar zijn wel regels voor, maar in de bandbreedte verschilt nog wel een en ander. Dat geldt ook voor de fasering in het ontwerpproces. Tot welke details ga je in je schets, tot welke in de Autocad-tekening en hoe uitgebreid is de gedetailleerde Autocad-tekening?”

“Zeker niet onbelangrijk is ook: eerst denken en dan doen. Dat klinkt triviaal, maar de praktijk leert dat mensen gewoon willen beginnen. Ze vinden het moeilijk even achterover te leunen en na te denken over welke informatie, in welke volgorde nodig is. Ik bedoel dat niet belerend, maar als je gaat automatiseren moet je zo werken, je kunt er niet omheen, want op afstand kun je niet tussentijds bijsturen.”

Onbevoegden

Aan communicatie via Internet kleeft het nadeel dat de beveiliging niet optimaal is. Het medium is makkelijk toegankelijk voor ‘onbevoegden’. Toch vind projectleider de Roos dat geen bezwaar: “Mijn creditkaart gebruik ik niet op het net, maar ik zou het niet erg vinden als een projecttekening in verkeerde handen terechtkomt. Een ander kan daar toch niet direct wat mee, want het is allemaal maatwerk. En als concurrenten bewust onze tekeningen onderscheppen, zijn ze gewoon in overtreding.”

DHV is een jaar bezig geweest om het netwerkbeheer op afstand te kunnen uitvoeren. Om dat te bevorderen en problemen tot een minimum te beperken, werken beide divisies met exact dezelfde apparatuur. De medewerkers hielden en houden foutmeldingen bij in een logboek. Inmiddels kennen de systeembeheerders in de Amersfoortse vestiging het systeem zo goed. dat oplossingen vaak snel voorhanden zijn.

Meekijken

Nu de verzending goed verloopt, wordt gekeken naar mogelijkheden om op elkaars werk mee te kunnen kijken. Bijvoorbeeld om uit te leggen hoe een detail op een andere manier kan worden opgelost. De Roos: “Meer in discussie dus, zodat we van elkaar kunnen leren. Zo leren wij van de Tsjechen gestructureerder te werken. Ze stuurden ons eens een spreadsheet waarin duidelijk werd dat onze maatvoering niet klopte. Zij doen eerder een stapje terug dan wij. Werken met de Autocad-machine maakt het ons soms moeilijk het ontwerpen even los te laten, om achterover te leunen en na te denken over hoe dingen werkelijk in elkaar zitten.”

Langzaam

Aan de ene kant gaat het invoeren van automatisering vaak langzaam, aan de andere kant bevordert die wel snel nieuwe werkvormen. De Roos geeft een voorbeeld: “Vorig jaar scanden we onze tekeningen nog voor dat we ze verzonden, dat wil zeggen als we op onderdelen wilden doorpraten. Inmiddels begrijpen we beter van elkaar wat we bedoelen en volstaat vaak een e-mail of telefoongesprek. Nu zoeken we ook naar mogelijkheden om live mee te kunnen kijken, bijvoorbeeld via een camera.”

DHV Water heeft intern al proeven met cameragebruik gedaan. Maar De Roos vindt zo’n oplossing eigenlijk een beetje teveel van het goede. “Als we whiteboarding kunnen invoeren, lijkt me dat wel voldoende. Daarmee kun je in een ontwerp tekenen, terwijl men tegelijkertijd aan de andere kant van de lijn ziet wat je doet. Dat is voldoende voor het discussieren op details. Je moet je altijd afvragen of een bepaalde oplossing nuttig is. Automatisering oke, maar die moet wel een toegevoegde waarde hebben en werkbaar zijn.”

Inmiddels is de DHV-afdeling in Liberec, met zeven medewerkers, volop in bedrijf. Over vier tot vijf jaar moet het een volledig zelfstandige divisie zijn, met voldoende werk- en internationale ervaring om eigen projecten te genereren. De medewerkers in Nederland zullen dan door de geautomatiseerde communicatie met Liberec nog efficienter hebben leren werken.

Reageer op dit artikel