nieuws

Organisatie achter ‘mobiel kantoor’

bouwbreed

Het werk rond een bouwproces verschuift van het hoofdkantoor naar de bouwplaats. Via een mobiele telefoon als modem en een portable pc staat de aannemer on-line in verbinding met de centrale netwerk-computer. Hij kan mutaties in de werkbegroting doorgeven, bestellingen controleren, inkoopmutaties melden, bestede uren en materialen doorgeven. Heb je nog wel al die centrale kantoorruimte nodig? Hoe organiseer je de mobiele bedrijfsvoering?

Onze moderne technologie verandert de totale fysieke organisatie rondom het werk. Telewerken is een van de snelste groeiers, zo blijkt uit een recente studie van Moret Ernst en Young. Het biedt o.a. de volgende voordelen:

ù hogere productiviteit,

ù minder bedrijfs- of kantoorruimte nodig,

ù minder verlies aan reistijd,

ù toenemende flexibiliteit van de organisatie,

ù verbeterde communicatie (snellere responsetijden).

Vele bedrijven die beginnen met een telewerk-po melden trots in hun huisorgaan de grote investeringen in: notebooks, modems, software (e-mail).

Na verloop van tijd ontdekken ze soms dat het toch niet of onvoldoende werkt. Ook de experimenten met zogenaamde Telewerk-centra verlopen lang niet altijd bevredigend. Hoe ke teleurstellingen worden voorkomen?

1. Selecteer functies

Lang niet alle functies lenen zich evengoed voor telewerken. Met behulp van een eenvoudige matrix is het mogelijk te analyseren welke (hoofd) functies geschikt zijn voor telewerken (Telewerkcenter, gedeeltelijk thuis of geheel thuis). Een dergelijke analyse geeft al redelijk snel aan wat de mogelijkheden zijn. In de Verenigde Staten houdt een nieuwe gespecialiseerde dienstverlener zich hiermee bezig – de ‘telecommuting consultant’. Deze adviseurs geven met zeer gedetailleerde technieken aan wat mogelijk is.

2. Technologie

Aanschaf van notebooks etc. is maar het topje van de investeringsijsberg. Het is heel belangrijk vooraf goed conceptueel na te denken hoe en met welke software er contact wordt gezocht met de server van het hoofdkantoor. De meest primitieve vormen zijn zogenaamde e-mails. In de hype van internet wordt dit netwerk meer en meer genoemd.

Door de enorme groei van het aantal gebruikers wordt internet echter meer een elektronisch bospad dan een snelweg. Voorts is de veiligheid van informatie niet adequaat geregeld (al of niet met een zgn. ‘firewall’). Bedrijven gebruiken veelvuldig het woord ‘intranet’ voor het eigen bedrijfsnetwerk, gebaseerd op de internetprotocollen.

Wanneer over technologie wordt gesproken, zullen de volgende termen zeker de revue passeren: LAN’s, WAN’s, ISDN en ATM. ISDN is in Nederland een opkomend fenomeen dat door prijsverlaging snel zijn weg vindt in het bedrijfsleven. Teleconferencing zal hierdoor waarschijnlijk binnen drie jaar doorbreken. Dat zal opnieuw een forse stimulans zijn voor het mobiele kantoor!

3. Veiligheidsaspecten

Directies zijn in het algemeen terecht bevreesd dat de informatie van de onderneming in handen komt van derden. Desondanks is de veiligheid van het mobiele netwerk vaak een ‘ondergeschoven kind’. Het is dus van groot belang de diverse technieken na te gaan, zoals bijvoorbeeld smart cards en call back systemen.

4. Telewerk-centrum vs thuiswerk

Er zijn bedrijven die eisen stellen aan de inrichting van de thuiswerker zoals separate kamer, meerdere lijnen, fax, etc. Sterk in opkomst in de Verenigde Staten zijn de zogenaamde Telewerk-centra. Deze centra zijn van alle moderne telematica middelen voorzien. De mobiele werker kan er – zonder verlies aan reistijd – volgens afspraak de noodzakelijke werkzaamheden verrichten.

5. Telemanagement

Kern van telemanagement is vertrouwen in de mobiele medewerkers. Maak vooraf duidelijke afspraken zodat geen discussie ontstaat over de afgesproken doelen.

6. Ontwikkeling, planning en training

In de aanvang van het telewerkpo moet een aantal sleutelfunctionarissen ervan overtuigd zijn dat het de moeite waard is een dergelijk po uit te proberen. Gebleken is dat telewerkpoen het beste lopen als de implementatie vooraf goed is gepland en de mobiele medewerkers goed zijn getraind in het gebruik van de software en initiele technologie.

7. Richtlijnen

Het is belangrijk algemene richtlijnen op te stellen voor het telewerken, zodat mobiele medewerkers exact weten waar ze aan toe zijn.

In het voorgaande zijn slechts enkele hoofdlijnen geschetst die van belang zijn om van het ‘mobiele kantoor’ een succes te maken. Niemand weet hoe precies de toekomst eruit ziet. De technische ontwikkelingen gaan echter bijzonder snel. Vooral in Nederland – met relatief veel dienstverlening – zal de organisatie van het werk daardoor zeker veranderen. Vele mobiele werkers zullen als ‘digikids’ in de toekomst alleen nog maar hun virtuele kantoor kennen.

Paul Schol in samenwerking met Paul Ehrhardt, Moret Ernst en Young Accountants, Arnhem. Tel. 026 – 32 09 561.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels