nieuws

Software verbetert totale efficiency binnen bouwbedrijf

bouwbreed

BouwAccount, de nieuwste applicatie van KPD, is een databasemanagement pakket waarin het totaal aan informatie dat binnen bouwbedrijven wordt gebruikt, overzichtelijk en toegankelijk kan worden vastgelegd. Gegevens hoeven slechts eenmaal te worden ingevoerd om vervolgens door meerdere disciplines te ke worden benut. Het gevolg: de bureaus van de diverse medewerkers zullen verschoond blijven van allerhande papieren, subsystemen zijn overbodig geworden en er bestaat een werkelijke integratie tussen verschillende werkplekken.

Volgens KPD is BouwAccount ontwikkeld als antwoord op de groeiende vraag naar op het bouwbedrijf toegespitste kantoorautomatisering. “Nu binnen een groot deel van de bouwbedrijven de werkplekken van de werkvoorbereider, calculator, planner en uitvoerder zijn geautomatiseerd en zorg is gedragen voor een integratie van de specifieke pakketten waar deze mensen mee werken, groeit het besef dat gewerkt moet worden aan een geintegreerd informatiebeheer”, schetst de heer ing. C.J. Curtis, directeur KPD Noord. “Dit besef komt voor een deel voort uit de ervaring die men heeft opgedaan op automatiseringsgebied: men heeft ervaring met de integratie van bijvoorbeeld het calculatiepakket met een projectbewakingsapplicatie of bestekkenverwerkingsprogramma en weet welk een positief effect dit heeft op de efficiency. Daarnaast geldt dat ook de bouw druk bezig is met het verkrijgen van het ISO 9001 certificaat. Overal wordt gewerkt aan het opzetten van een Model Kwaliteit Systeem en overal loopt men op tegen het probleem dat de automatisering niet tot het uiterste wordt benut.”

Inefficient

Curtis doelt met zijn laatste uitspraak op het feit dat binnen de bouwonderneming op diverse werkplekken subsystemen draaien waarin telkens weer dezelfde gegevens moeten worden ingevoerd. “De werkvoorbereider heeft een systeem waarin hij bijvoorbeeld vastlegt welke tekeningen van een bepaald po zijn rondgestuurd en wie deze tekeningen in zijn/haar bezit heeft; de inkoper legt in zijn pc vast bij wie offertes zijn aangevraagd en – in een later stadium – wie uiteindelijk is uitverkoren; de acquisiteur heeft een relatiebestand waarin hij gegevens van opdrachtgevers, poen en te nemen acties registreert, de uitvoerder heeft een systeem waarin afspraken gemaakt tijdens bouwvergaderingen en dergelijke worden opgenomen, en zo voorts. Het probleem van al deze systeempjes is dat ze stand-

alone oplossingen zijn. Dit betekent dat allerlei gegevens die door al deze disciplines worden gebruikt, telkens weer opnieuw moeten worden ingevoerd. Is dit op zich al inefficient, hetzelfde geldt voor de versnippering die optreedt. Het totale overzicht ontbreekt.”

Bundel

BouwAccount zal een einde maken aan deze versnippering. Het pakket biedt namelijk niet alleen de mogelijkheid tot een centrale opslag van gegevens betreffende opdrachtgevers, leveranciers, concurrenten etc., het dekt tevens het totaal aan administratieve handelingen die rondom een bouwpo door verschillende disciplines moeten worden verricht af. “Dat is de kracht van BouwAccount: het is een specifiek voor het bouwbedrijf ontwikkeld pakket”, aldus Curtis. “Het bouwpo staat centraal en alle fasen die ten behoeve van een po worden doorlopen, van acquisitie, calculatie tot en met werkvoorbereiding, uitvoering en nazorg, worden integraal ondersteund.

Zo heeft de acquisitie de beschikking over alle gegevens van mogelijke opdrachtgevers en de ruimte om acties als het verzenden van mailingen, afleggen van bezoeken en dergelijke te registreren, terwijl de inkoper het bestand van leveranciers tot zijn beschikking heeft met de mogelijkheid om het aanvragen en afhandeling van offertes en een beoordelingslijst van de toeleveranciers vast te leggen. Voor deze registratie worden invoerschermen gebruikt.

Deze zijn dermate simpel en overzichtelijk dat het daadwerkelijke invoeren geen enkele moeite zal kosten. Is dit al belangrijk, nog veel belangrijker is dat – onzichtbaar voor de individuele gebruiker – de ingevoerde data zo wordt opgeslagen dat ze ook in volgende fasen voor andere disciplines te gebruiken is. De uitvoerder die wil weten of de tekeningen zijn rondgestuurd naar de juiste partijen, kan direct achter zijn beeldscherm het tekeningenbeheersysteem van de werkvoorbereider raadplegen. De calculator die wil weten welke toeleverancier het best wordt beoordeeld, raadpleegt het bestand van de inkoper en zo voort.

Kortom: niet alleen de basisbestanden staan aan iedereen ter beschikking, ook de gegevens die door de verschillende gebruikers worden ingevoerd, worden dusdanig opgeslagen c.q. verwerkt, dat al deze gebruikers een actueel en compleet inzicht hebben in de administratie van een po. Dit inzicht zal voorkomen dat onnodig veel tijd wordt besteed aan overleg en dat communicatiestoornissen optreden.

Daarnaast dient BouwAccount nog een belangrijk doel. Het pakket is ontwikkeld in de meest verkochte ‘softwarebundel’ MicroSoft Office. Er bestaat dus een naadloze integratie met Windows-applicaties als Word en Excel. Dit betekent dat als met Word een brief wordt geschreven, de adresgegevens direct worden overgehaald uit BouwAccount. Zo neemt BouwAccount binnen de totale automatisering van het bouwbedrijf een centrale plaats in. Het vormt het hart waaraan alle applicaties, van tekstverwerkingsprogramma’s tot en met spreadsheets en bouwtechnische software ke worden opgehangen. De lang verwachte complete integratie is een feit.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels