nieuws

Duidelijkheid is nodig

bouwbreed

Doe dit of dat, zegt de baas tegen een medewerker, je weet wel…. De medewerker gaat meteen aan de slag. Twee dagen later komt de baas toevallig langs en springt bijna uit zijn vel. Ben jij nou helemaal? vloekt hij. Ik heb toch gezegd… en dan doe jij dat!!

Dat kan gebeuren als men uitgaat van logisch begrip tussen leiding en uitvoering, als een baas en een medewerker allebei denken elkaar te volgen, doch beiden iets anders in het hoofd hebben. Je weet wel… is uitgelopen op wat de uitvoerende kracht niet weet! En dus niet doet, niet kan doen.

Er is natuurlijk geen sprake van boze opzet, er is doodgewoon een misverstand. Met de beste bedoelingen denkt men vierkant langs elkaar heen. Soms met een grappige uitkomst, nogal eens met rampzalige gevolgen. Meestal gelukkig ergens daartussen in. Niettemin heeft dit “je weet wel” al miljarden schade veroorzaakt over de hele wereld, tienduizenden medewerkers geheel onverdiend van een standje tot ontslag bezorgd en zeer vele klanten tot wanhoop gebracht.

Opmerkingen achteraf lossen niets op. Er bestaat dikwijls tussen opdrachtgevers en uitvoerenden een dusdanige onduidelijkheid dat het eigenlijk verbaast dat nog zovele niet-gegeven orders volgens de bedoelingen worden uitgevoerd. Moet ik dan alles uitspellen? vraagt een baas geergerd. Ja!

Wanneer een order vanwege onvoldoende duidelijkheid verkeerd wordt uitgevoerd, ligt dat niet in eerste instantie aan het personeelslid. De verantwoordelijkheid berust bij de baas, die geacht wordt beter te weten. Het zou niet juist zijn de medewerker te verwijten dat hij geen uitleg of toelichting heeft gevraagd, want dat zou niet nodig moeten zijn. Vaak kan deze medewerker helemaal niet weten dat een verklaring nodig of gewenst is.

Ook in gevallen dat er weinig tijd is, dat een order in een hele reeks thuishoort, dat het voorheen zonder ongelukjes allemaal klopte als een bus, moet men niet zonder meer aannemen dat al onze ideeen of gedachten op dezelfde rails sporen. Je weet wel, is de ideale inzet van een kapitaal misverstand. Inderdaad is het beter van alles uit te spellen zolang daar gelegenheid toe is.

Wat kan een ondernemer doen om ongelukken tengevolge van verkeerd begrijpen te voorkomen?

Het is natuurlijk onzin elke order, simpel of ingewikkeld, uit te leggen met een boekdeel toelichting. Dat is niet nodig, het zou veel te veel tijd kosten en tussen massa’s zussen en zo’s verdwijnt zeer waarschijnlijk datgene waar het om gaat. Vermoedelijk zou men niet eens naar de verhalen luisteren en dat kan nog veel ergere gevolgen hebben. De oplossing is een soort toetssteen ontwerpen.

Voor iedere in of voor een bedrijf te verrichten handeling zijn een paar dingen karakteristiek. Iets onderscheidt zich in details van andere zaken.

Als de baas deze dingen heeft gevonden en in zijn hoofd heeft, kan hij ze schijnbaar terloops bij zijn “je weet wel” betrekken om te controleren of de medewerker op de juiste weg zit. Zonder vervelend kritisch over te komen en zonder zijn tijd te verdoen aan een lang verhaal. In 98% van de gevallen denken baas en medewerker hetzelfde zonder commentaar.

Bij de zeldzame bijna-misverstanden wordt de zaak dan gered, aangezien de medewerker kan vragen hoe bedoel je of vanzelf naar het goede antwoord wordt geleid.

In de regel zal voor klanten een ietwat uitvoeriger uitleg nodig zijn, omdat men elkander wat minder intiem kent, minder nauw en lang samenwerkt, of soms naar buiten grotere belangen nastreeft. Het principe is evenwel hetzelfde. Duidelijk zijn zonder overdaad en gezeur. In het belang van beide partijen.

In het begin zal men misschien toch nogal uitvoerig zijn, maar de toepassing leert snel kort en krachtig optreden, zonder omhaal van woorden. In het belang van beide partijen ook weer. Ga er nimmer vanuit dat de ander snapt wat je bedoelt zonder iets te zeggen of dat hij gedachten kan lezen. Bijna alle mensen ke dat niet.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels