nieuws

Integrale automatisering noodzaak voor corporaties

bouwbreed

Na de verzelfstandiging hebben corporaties meestal een platte organisatiestructuur. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie ondergebracht. Dat stelt hoge eisen aan de interne communicatie. Integrale automatisering en goede afspraken over wat er wordt gecommuniceerd zijn daarbij noodzakelijk.

Dat zei mr. E.Th.P. Staal, directeur van de Stichting Woningbedrijf Den Haag, tijdens het symposium ‘Integrale kantoorautomatisering’, gehouden door het Nationaal Computercentrum Woningcorporaties (NCCW) ter gelegenheid van de NWR Bouw RAI.

De kwaliteit van de communicatie binnen de corporatie is zo belangrijk, omdat de verbreding van de functies onderin de organisatie niet mag leiden tot verschillende presentaties van het bedrijf naar de buitenwereld. De afdelingen van het bedrijf moeten dezelfde opzet hebben en een horizontaal overleg is van vitaal belang. Zo’n overleg functioneert slechts goed als de deelnemers elkaars taal spreken en elkaars problematiek herkennen.

Duidelijke afspraken

Een goede infrastructuur alleen is niet voldoende. Er moeten ook duidelijke afspraken zijn over wat verstaan wordt onder begrippen als huurachterstand, leegstand, onderhoud enzovoort. Ook om die reden vervult de integrale kantoorautomatisering bij de Stichting Woningbedrijf Den Haag een nuttige en belangrijke rol. In zo’n systeem is de informatie meer eenduidig, wordt slechts eenmaal vastgelegd, en kan gemakkelijk gekoppeld worden aan andere informatie. Bovendien kan de informatie voor het aansturen van het bedrijf beperkt worden. Aan het slot van zijn lezing benadrukte Staal, dat in het bedrijf gedisciplineerd met informatie gewerkt moet worden. Anders ligt een Babylonische spraakverwarring op de loer.

Externe communicatie

De volgende spreker, ir. J. Dunnewijk, directeur van de Stichting Verenigde Woningcorporaties Tilburg, legde de nadruk op het belang van een goede externe communicatie. Het bedrijf moet maximaal openstaan voor de wensen en ideen van de klanten en hen zo goed mogelijk van informatie voorzien. Net als Staal wees Dunnewijk op het belang van eenheid en samenhang in de externe communicatie. De Stichting Verenigde Woningcorporaties Tilburg onderscheidt zo’n 20 publieksgroepen. Integrale kantoorautomatisering is een nuttig hulpmiddel bij de communicatie met al deze groepen.

De laatste spreker, K. Huttenga, adjunct-directeur Produkt Ontwikkeling en Ondersteuning van het NCCW, maakte duidelijk dat de techniek voor integrale kantoorautomatisering beschikbaar is. De informatiebehoefte kan volledig en naar eigen keuze ondersteund worden.

Voorbeelden

Een aantal voorbeelden van hardware en software voor integrale kantoorautomatisering werd gegeven door E. Rietveld, marketing manager van WordPerfect Nederland. “Het is de kunst om uit een grote hoeveelheid gegevens de juiste informatie te halen. Daarbij is het van belang dat gebruikers van het systeem elkaars gegevens ke lezen en op de juiste wijze ke interpreteren. Er is een reeks software ontstaan die bestaat uit onderling verschillende, maar goed samenwerkende applicaties”, aldus Rietveld. Met behulp van een ‘toolkit’ kan de programmeur hiermee een goed werkend integraal systeem samenstellen.

In integrale kantoorsystemen moet de informatie uitwisselbaar, gebruikersvriendelijk en open zijn, dat wil zeggen aansluiten op industriestandaards.

Er komt een nieuwe generatie van software, die bestaat uit op elkaar aan te sluiten modules. De standaard hiervoor, ontwikkeld door o.a. IBM, Apple, Novell en WordPerfect, heet OpenDoc. Op basis hiervan ke flexibele, geheel aan de corporatie aangepaste systemen opgezet worden. “De gebruiker zal in staat zijn efficient taken af te handelen en zijn doelstellingen te halen”, aldus besloot Rietveld zijn lezing.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels