nieuws

Automatisering bij Imabo pragmatisch opgezet

bouwbreed

Pragmatisch: dat is het kenmerk van de automatisering bij Imabo, een samenwerkingsverband van een groot aantal bouwmaterialenhandelaren. En het werkt.

Zo zeer zelfs dat collega Van Neerbos onlangs heeft besloten met Imabo samen te werken.

Opgericht in 1968 is Imabo uitgegroeid van een cooperatieve inkoopvereniging tot een full-service marketingorganisatie onder wier paraplu ruim 50 zelfstandige bouwmaterialenhandelaren zich in de markt profileren. Het uitdragen van een ‘corporate image’ is echt er niet het enige waar de vereniging zich mee bezighoudt. Integendeel.

Imabo zorgt namelijk eveneens voor de centrale inkoop en opslag van allerhande bouwmaterialen. In Echt staat het eigen magazijn met een oppervlakte van circa 85500 m2 waar meer dan 7500 verschillende artikelen staan opgeslagen, en op de Nederlandse wegen rijden dagelijks een aanzienlijk aantal vrachtwagens voor de distributie van de materialen naar de leden. Om de orderverwerking van de leden naar het distributiecentrum zo efficient mogelijk te laten verlopen, wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde IOS, Imabo Informatie en Ordersysteem, een stuk software van Diheco Software BV.

Dankzij dit programma ke alle leden via hun eigen terminal direct zien wat er in het magazijn in voorraad is en de nodige produktinformatie betreffende de prijs, eenheden en dergelijke vergaren. Met de applicatie Logplan ke vervolgens direct orders worden geplaatst opdat de goederen binnen 48 uur ‘aan huis’ ke worden afgeleverd. Het grote voordeel van deze werkwijze is niet alleen dat alle leden optimaal en up-to-date zijn geinformeerd over het al dan niet in voorraad zijn van de benodigde produkten, maar omdat het systeem 24 uur per dag en 7 dagen in de week ‘in de lucht is’ kan men eveneens op elk gewenst moment orders plaatsen. De vrijheid van de leden is aldus optimaal.

Efficiency

De efficiency waarmee de aangesloten bedrijven zich ke informeren en hun orders plaatsen, krijgt een vervolg in de wijze waarop de distributie van de goederen is geregeld. In het magazijn wordt gewerkt in dag- en avondploegen, die zorg dragen voor het inladen van de produkten in de vrachtwagens. Alle Imabo-leden zijn ingedeeld in routes, die vanzelfsprekend zo effectief mogelijk zijn uitgestippeld. De chauffeur hoeft geen overbodige kilometers te maken. Bovendien weet elk lid op welke dag hij een bezoek kan ver wachten. De routes zijn daarnaast ook nog opgenomen in de software. Wanneer het systeem uiteindelijk een opgave genereert van de produkten die moeten worden ingeladen, dan wordt het een en ander ‘opgehangen’ aan deze route-indeling. Zo heeft de magazijnploeg een duidelijk inzicht wat in welke volgorde en in welke wagen geladen moet worden. De efficiency waarmee orders ke worden geplaatst en vervolgens in het magazijn worden verwerkt, heeft ertoe geleid dat een hoge omloopsnelheid wordt gehaald.

EDI

De samenwerking met Van Neerbos Bouwmaterialen heeft geleid tot zowel een uitbreiding van het verkoopapparaat als van de automatisering. wat de laatste betreft moet die gezocht worden in het toepassen van EDI, Electronic Data Interchange, een hot-item in de bouwmaterialenhandel. De wijze waarop Imabo deze automatiseringsslag wil realiseren, getuigt wederom van gevoel voor de praktijk. De organisatie heeft er namelijk voor gezorgd dat het EDI-systeem dat door de Hibin, Vereniging van Handel in Bouwmaterialen, is ontwikkeld, het zogenaamde HCP, is geintegreerd met het eigen IOS. De leden hoeven zich dus noch de investering noch de moeite getroosten om elk voor zich een eigen HCP-aansluiting aan te schaffen respectievelijk te installeren.

Men blijft werken met het eigen stand alone-systeem dat is aangesloten op het Imabo-netwerk, en wanneer men in IOS een order plaatst, vertaalt de computer deze order automatisch in een EDI-bericht, dat wordt doorgeseind naar de leverancier. Laatstgenoemde haalt de berichten op uit zijn ‘postbak’ en zendt een EDI-ontvangstbericht terug. Op deze manier is een eerste stap gezet op weg naar een geautomatiseerde communicatie tussen de inkoopafdeling van het Imabo-lid en de toeleverancier. Het feit dat Imabo ervoor heeft gekozen de niet geringe investering te doen om voor een koppeling tussen zijn eigen IOS en het EDI-systeem HCP te realiseren, wordt gerechtvaardigd door het gemak dat de leden ondervinden van deze oplossing. Immers, men hoeft niet zelf te investeren in een tweede aansluiting en men kan op een heel gebruikersvriendelijke manier kennis maken met EDI.

‘EDI-matiseren’

Er is echter meer. Imabo doet er alles aan om ook het factureringstraject te ‘EDI-matiseren’. Voor het bedrijf zelf is dit al gerealiseerd. Dat wil zeggen: de computer haalt de EDI-facturen uit de elektronische postbus van de PTT en verwerkt deze in het eigen systeem.

De verwerking van de EDI-verkoopfacturen in het boekhoudprogramma is echter nog niet gerealiseerd. Dat is nog toekomstmuziek niet alleen in technische zin, maar ook omdat de markt daar nog niet aan toe is. De praktijk leert namelijk dat het merendeel van de Imabo-leden nog niet toe is aan de verwerking van EWDI-facturen. Echter, ook dit onderwerp heeft de belangstelling van Imabo al was het alleen maar vanwege de grote besparing die deze toepassing met zich mee zal brengen. Imabo houdt het echter praktisch of, zoals de heer G. Draayer, administrateur van Imabo het zegt: “We lopen graag voorop maar dan wel zo dat de markt en onze leden ons ke volgen.”

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels