nieuws

Scheiden van functies binnen bedrijf beperkt fraude-risicos

bouwbreed Premium

De directie van een bouwonderneming moet op het juiste moment, betrouwbare en volledige informatie hebben om tijdig beslissingen te ke nemen. Hoe moet in dat kader de interne organisatie worden opgezet?

Iedere bouwonderneming streeft naar een optimaal bedrijfsresultaat. De directie kan daarin sturen op basis van tijdige en betrouwbare informatie. Functievermenging is een verstorende factor in dat proces. Sommige medewerkers halen niet alles uit de taak waar ze voor staan, of gaan zelfs bij gebrek aan controle over tot fraude. Een voorbeeld is een inkoper die ook zelf een werk-calculatie maakt. Hij vraagt prijzen op bij verschillende aanbieders en plaatst zelf de bestelling. Niemand in de organisatie die hem controleert of de aanbieder van de scherpste prijs de opdracht krijgt.

Bij een bouwbedrijf van voldoende omvang ke de interne taken uit elkaar worden getrokken. Functiescheiding is het scheiden van de primaire taken in iedere organisatie ten aanzien van beheren, bewaren, registreren en controleren. Zodra meerdere van deze taken in een hand zijn gebundeld, vermindert de controlemogelijkheid voor de aandeelhouders, de directeur en zijn acccountant.

In een aannemersbedrijf onderscheiden we een aantal geld- en goederenstromen, zoals opdrachten (aanneemsom), inkopen, onderaanneming, personeel alsmede de daarmee samenhangende ontvangsten en uitgaven. Ook materieel- en voorraadbeheer zijn bij grote ondernemingen uitgesplitst. Gewoonlijk zijn die bedrijfsprocessen ondergebracht in de calculatie-afdeling, bedrijfsbureau, uitvoering en de administratie.

Calculatie-afdeling

De afdeling calculatie rekent op basis van bestek, tekeningen en eenheden (bijv. kengetallen voor m3 inhoud) de kostprijs van een werk uit. De afdeling vraagt prijzen op bij onderaannemers en doet een voorstel aan de directie tegen welke aanneemsom een werk kan worden uitgevoerd. Het is heel belangrijk dat deze afdeling regelmatig de gehanteerde normen bij de opstelling van de calculatiebegroting toetst aan o.a. interne uitkomsten, nacalculatiegegevens van vergelijkbare vorige poen, nieuwe bouwnormen en technische innovaties.

De directie gaat met die calculatiebegroting aan de slag en tracht de opdracht te verwerven. Soms wordt door de directie de aanbiedingsprijs nog iets verlaagd om het werk binnen te halen. Daar zit echter het gevaar in dat werknemers in de uitvoeringsfase onder zware werkdruk komen te staan om toch binnen de begroting te blijven.

Bij kleinere bedrijven wordt de vervolgfase ook vaak door dezelfde afdeling uitgevoerd en zetten dezelfde mensen de calculatiebegroting om in een werkbegroting. Daar zit het risico in dat fouten in de calculatiebegroting blijven doorwerken tot in de taakstellende begroting. Bijvoorbeeld omdat verkeerde of onvolledige normen zijn toegepast. Er vindt vaak geen hercontrole plaats van inkoop, wat soms tot nog scherpere prijzen kan leiden.

Overigens zijn er computerprogrammas die de calculatiebegroting automatisch omzetten in een werkbegroting.

ook worden soms gespecialiseerde bouwcalculatiebureaus ingeschakeld die een po in opdracht uitrekenen of alleen de begroting van de aannemer toetsen. Handig is natuurlijk daarbij dezelfde computersoftware te gebruiken.

Bedrijfsbureau

In de werkbegroting worden de gehanteerde normen in de calculatiebegroting omgezet in eenheden materialen, uren, materiaalgebruik en onderaannemers. Daar wordt bijvoorbeeld precies uitgerekend hoeveel stenen in een wand gaan. Uiteindelijk moet dat wel passen in de aanneemsom. Officieel is het opstellen van de werkbegroting een primaire taak van het bedrijfsbureau. Het bedrijfsbureau splitst deze begroting op onderdelen uit en legt exact vast wat de taakstellende begroting is voor de bouwploeg in de uitvoering. De werkbegroting is tevens de handleiding voor de bestelling van materialen en onderaannemers. Tijdens de uitvoering bewaakt het bedrijfsbureau de werkelijke bestedingen (uren en materialen) aan de hand van de werkbegroting. Via een computerprogramma is een doorkoppeling mogelijk naar de financiele administratie.

Een werkbegroting moet in feite onafhankelijk van de calculatiebegroting worden uitgerekend. Opdrachten aan onderaannemers moeten nog een keer bekeken worden om de laagste inkoopprijs boven water te halen.

Uitvoering

De afdeling uitvoering met aan het hoofd een ‘uitvoerder’ realiseert het werk. Grote werken kennen ook nog een poleider die zelfstandig inkoopt. Maar bij middelgrote aannemers controleert een bedrijfsleider de voortgang van enkele onderhanden werken.

De uitvoerder moet naast zijn taak van toezichthouder op de bouwplaats en het beheer over de voortgang van het werk tevens in samenwerking met het bedrijfsbureau de personeelsbezetting bewaken en materialen afroepen. Van alle binnenkomende materialen en diensten van onderaannemers worden bonnen geschreven. De uitvoerder registreert de uren van het personeel en de produktie. Vaak worden wekelijks overzichten gemaakt van arbeidstijden en de stand van het werk per onderdeel. Die informatie wordt in een kostenbewakingsprogramma door het bedrijfsbureau vergeleken met de werkbegroting en of het karwei onder of boven de calculaties zit. Een reeele inschatting van de stand van het werk is hierbij natuurlijk essentieel.

Is de kostenbewaking onvolledig of zelfs nihil dan ontbreekt het inzicht in de werkelijke kosten tijdens het bouwproces. Nog bijsturen blijft achterwege. De directie loopt achter de feiten aan met mogelijke desastreuze gevolgen. Of een werk winst of verlies geeft, blijkt nu pas achteraf.

Op de administratie komen kopieen van de verzonden bestelopdrachten van materialen en onderaannemers binnen, de facturen van leveranciers en de bonnen van de uitvoerder. Die drie stromen zijn onafhankelijk van elkaar opgesteld, waardoor zekerheid bestaat dat de factuur correct is. Dat feit kan worden vastgesteld door een vergelijkende controle van de prijs met de bestelling, de controle van geleverde hoeveelheden met de afleverbonnen, een rekenkundige controle van de factuur inclusief de BTW (eventueel verlegd) en WKA (G-rekening) verrekeningen.

De controle op die drie stromen financiele informatie kan op de administratie of het bedrijfsbureau worden uitgevoerd. Direct bij binnenkomst wordt iedere factuur genoteerd in de computer of in een register om ervoor te zorgen dat facturen niet ‘verdwijnen’.

De urenverantwoording moet worden gecontroleerd door het bedrijfsbureau. Het vormt de grondslag voor de loonadministratie. Ook is het belangrijk dat de uren direct worden toegerekend aan de verschillende werken, zodat automatisch de uren ke worden doorgeboekt naar de kostenbewaking en de financiele administratie.

In dit soort organisaties is de beheersing van geld- en goederenstroom volledig geintegreerd.

Personeel

Tenslotte is functiescheiding bij aannemen van personeel en het maken van afspraken over arbeidsvoorwaarden noodzakelijk. Die taak moet worden uitgevoerd door een directielid of een medewerker van de loonadministratie. Het moet een primaire taak zijn van een medewerker die functioneel niet verbonden is aan de werken om te voorkomen dat medewerkers in dienst worden genomen tegen voorwaarden die afwijken van de interne richtlijnen. De controle van de urenregistratie is mogelijk via steekproeven door de bedrijfsleider. De praktijk is echter dat het aannemen van personeel, registreren van uren en urenbewaking ook door de uitvoerder worden gedaan. In die situatie is de controle van de personeelskosten een moeilijk punt.

Per po

Een afzonderlijke voortgangscontrole door het bedrijfsbureau per project stelt de directie in staat op tijd in te grijpen. Geautomatiseerde kostenbewaking alleen is niet voldoende. Ook in de financiele administratie van hetzelfde werk moet dezelfde hoofdindeling worden toegepast. Die administratieve opzet maakt een financiele toets door de financiele administratie achteraf mogelijk. Door die toets kan de financiele administratie in samenwerking met het bedrijfsbureau een prognose maken van het eindresultaat. Vooral in een markt waar de marges sterk onder druk staan, is die controle een onmisbaar hulpmiddel.

Vragen en problemen op het gebied van belastingen en accountancy ke worden doorgebeld aan Paul Schol, Moret Ernst & Young, Accountants, Arnhem.

Tel.: 085-209500.

Reageer op dit artikel