blog

Tijdig gunnen is (g)een kunst

bouwbreed 894

Tijdig gunnen is (g)een kunst

Opdrachtgevers zijn regelmatig te laat met bekend maken van gunningsbeslissingen. Ingenieursbureaus hebben daar, als inschrijvers, ook vaak last van. Maar ingenieursbureaus zitten zelf regelmatig aan de kant van de opdrachtgever. Witteveen+Bos signaleert een aantal knelpunten bij het (tijdig) gunnen en probeert het wederzijds begrip tussen markt en opdrachtgever te vergroten.

In Cobouw van 10 april jl. sprak Niels Kamphuis van aannemersbedrijf Van den Biggelaar in het artikel ‘Gunning altijd te Laat: markt wacht noodgedwongen af’ zijn onvrede uit over het te laat bekendmaken van gunningsbeslissingen. In dit artikel beschrijft hij dat in 2016 voor slechts twee van de vierentwintig aanbestedingen waar zijn bedrijf op heeft ingeschreven het voornemen tot gunning daadwerkelijk op de aangekondigde datum bekend is gemaakt.

Gevolgen worden onderschat

Hij doet een oproep tot meer inzet voor tijdige gunning, met name omdat zich dit niet verhoudt tot de harde deadline waar inschrijvende partijen aan worden gehouden bij het indienen van aanbiedingen. Kamphuis geeft aan dat hij goede argumenten van opdrachtgevers, om af te wijken van de datum mist, en dat opdrachtgevers de gevolgen hiervan aan opdrachtnemers-kant lijkt te onderschatten.

Helaas constateren wij dat ook in de praktijk van ingenieursbureaus. Gunningsbeslissingen bij opdrachten waarop wij inschrijven worden ook meer dan eens later dan vooraf aangegeven bekendgemaakt. Maar wij treden ook vaak op in het aanbestedingsproces aan de opdrachtgevers-kant, als adviseur en regisseur bij aanbestedingen. We hebben vanuit die rol gekeken welke oorzaken aan uitstel van de gunningsbeslissing ten grondslag liggen.

Agendatijd is schaars

We zien in onze praktijk meer dan eens dat opdrachtgevers een te optimistische planning voor ogen hebben. Op basis van een gewenst moment van aanbesteden worden mijlpalen vastgesteld, zonder de interne activiteiten te beschouwen. De planning voldoet dan weliswaar aan de minimale doorlooptijden zoals die worden voorgeschreven in het Aanbestedingsreglement Werken (ARW), maar wat dat betekent voor de eigen agenda wordt onderschat. De gehanteerde doorlooptijden blijken dan te krap te zijn om, na het ontvangen van inschrijvingsproducten of vragen, zorgvuldig te beoordelen en intern af te stemmen.

Lezen en discussie

Daarnaast wordt onvoldoende rekening gehouden met tijd die de beoordeling van kwaliteitsdocumenten van de opdrachtgever vraagt. Dikwijls wordt door opdrachtgevers goed nagedacht over de kwaliteitscriteria die beloond worden met fictieve kortingen, maar er wordt onvoldoende rekening gehouden met het lezen van alle plannen en de discussie die nodig is om tot een eensluidend oordeel te komen.

Ten slotte zien wij dat het tijdig inplannen van eindverantwoordelijken in de organisatie ontbreekt bij het afhandelen van de genomen interne beslissingen. Zowel bij het vrijgeven van documenten als de daadwerkelijke gunningsbeslissing zien wij dat de bevoegde persoon op de gewenste momenten niet beschikbaar is, waardoor de intern genomen beslissing niet extern kan worden gecommuniceerd. Erg vervelend voor teams van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Discussie over de beoordelingscriteria

Daarnaast zien we regelmatig dat de inhoud van de kwaliteitsdocumenten de opdrachtgever verrast. Hierdoor ontstaat discussie over de juistheid van de beoordelingscriteria. Een ander probleem is onvoldoende onderscheid tussen de beoordelingscriteria. Dit bemoeilijkt het onderscheidend beoordelen per criterium. De discussie die ontstaat in het beoordelingsteam, maakt dat het beoordelingsproces langer duurt dan voorzien. Ook dit zijn oorzaken die ten grondslag liggen aan het niet halen van de gecommuniceerde deadline.

Goed opdrachtgeverschap

Verbetering van de prestaties van opdrachtgevers is wat ons betreft zeker nodig, want twee van de vierentwintig gunningsbeslissingen tijdig publiceren is geen fraaie performance. Er is echter geen enkel middel om opdrachtgevers te dwingen beter te presteren.

Zou het helpen om te sanctioneren en zo ja, hoe? Is een boete voor opdrachtgever in de vorm van een hogere inschrijvingsvergoeding mogelijk? De vraag is of dat echt iets oplevert, want dit geeft de inschrijver nog steeds geen garantie op een tijdige gunningsbeslissing. Waarschijnlijk werkt waarderen beter dan sanctioneren, dus waarom belonen wij als marktpartijen niet elk jaar een opdrachtgever die het meest zorgvuldig en accuraat zijn aanbestedingentrajecten heeft doorlopen?

Goede voedingsbodem onder samenwerking

Maar de verplichting tot goed opdrachtgeverschap is niet alleen tijdigheid, maar ook inhoudelijke juistheid van de genomen beslissing. Het komen tot een goed onderbouwde en rechtmatige gunningsbeslissing is van groot belang voor een gezonde branche. Aan een aantal recente minder goed verlopen aanbestedingsprocedures is te zien dat onzorgvuldige afwegingen in het aanbestedingstraject kunnen leiden tot langdurig uitstel van de gunning. Veel meer dan de tijd die nu gemoeid is met het uitstel van de gunningsbeslissing. Daarnaast is een kwalitatief goede en zorgvuldig doorlopen aanbestedingsprocedure een goede voedingsbodem onder samenwerking, zoals beoogd in de marktvisie.

Meer aandacht voor de kwaliteit van het proces

Wat wij als adviseur en regisseur van aanbestedingstrajecten vooral willen bepleiten is meer aandacht voor de kwaliteit van het te doorlopen aanbestedingsproces. En, als het niet lukt om tijdig de gunningsbeslissing kenbaar te maken, communiceer tenminste een reden én een nieuwe, realistische datum zodra bekend is dat de datum niet gehaald wordt.

Wat ons betreft draagt deze houding en openheid bij aan een goede en prettige samenwerking in de bouw. Zo is tijdig aanbesteden geen kunst.



Leonie Koops is PMC-leider Geïntegreerde contracten bij Witteveen+Bos

 

Jorian Wals werkt als adviseur geïntegreerde contracten en aanbesteden bij Witteveen+Bos

 

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels