blog

Deugdelijk motiveren is fatsoenlijk (en hard nodig!)

bouwbreed 508

Deugdelijk motiveren is fatsoenlijk (en hard nodig!)

Het is voor veel ondernemers een frustrerende kwestie: heb je veel tijd en geld gestoken in een maatwerk-offerte, enorm je best gedaan om aan alle kwalitatieve criteria een passende, goed-scorende invulling te geven, en dan krijg je de opdracht niet.

Nog frustrerender is het als je dan met een kluitje in het riet wordt gestuurd wat betreft de redenen voor die afwijzing. Een van mijn cliënten had daar recent mee te maken: groot project (realisatie en onderhoud), enkele jaren onder de pannen, prachtig plan van aanpak (vonden ze zelf) en dan 53 van de 80 punten scoren met als redengeving dat het plan ‘te abstract’ en ‘te weinig uitgewerkt’ was en de onderbouwing ervan ‘te summier’. Daar konden ze helemaal niets mee. Dat roept de vraag op wat een aanbestedende dienst aan informatie moet verstrekken.

Relevante redenen vermelden

In de Aanbestedingswet en in het ARW is vastgelegd dat de aanbestedende dienst “de relevante redenen” moet vermelden en dat is in ieder geval de kenmerken en de relatieve voordelen van de winnen inschrijving. Ook de naam van de winnaar moet vermeld worden en de wijze waarop bezwaar gemaakt kan worden en binnen welke termijn. De inschrijver hoeft hier niet naar te vragen: de informatie moet met de gunningsbeslissing verstrekt worden, anders gaat de bezwaartermijn nog niet lopen.

Een vuistregel kan niet gegeven worden

Is een gunningsbeslissing die deze informatie bevat afdoende? Niet altijd. In de toelichting op de wet is vermeld dat het soms nuttig kan zijn om de scores per subgunningscriterium te vermelden en de redenen waarom de afgewezen inschrijver niet de maximale score heeft gekregen, en de eindscore van de winnende partij. Is dat dan afdoende? Niet altijd. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat bij de kennisgeving van de gunningsbeslissing de relevante inlichtingen moeten worden verschaft die nodig zijn om een doeltreffend beroep te kunnen instellen zodat de rechtsbescherming van de inschrijver doeltreffender wordt geborgd. Dat betekent dat een inschrijver op basis van de gegeven motivering zijn juridische positie moet kunnen bepalen. Een vuistregel wanneer daaraan is voldaan, kan niet gegeven worden; dat is te zeer afhankelijk van de betreffende procedure.

Vraag om deugdelijke motivering

Neem dus geen genoegen met een kluitje in het riet maar vraag de aanbestedende dienst om een deugdelijke motivering. Gelukkig doen veel aanbestedende diensten dat al uit eigen beweging omdat zij begrijpen dat het niet meer dan fatsoenlijk is om tegenover de inspanningen van de inschrijver voor een offerte een duidelijke en volwaardige motivering te geven.

Suzanne Brackmann is  advocaat en directeur bij Brackmann Aanbestedingsspecialist, ze scchreef deze column in samenwerking met de sectie bouwrecht van Poelmann van den Broek te Nijmegen

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels