artikel

Het ei van Columbus bij aanbestedingen

bouwbreed Premium 980

Een relatief onbekende, door William Vickrey bedachte methode voor veilingen en aanbestedingen, biedt grote voordelen bij de aanbesteding van bouwprojecten. Zo’n aanbesteding houdt in dat de laagste inschrijver het werk verwerft voor de prijs van de een na laagste inschrijver. Zo kan eenvoudig en verrassend effectief beter gebruik van de kennis in de markt, zodat een marktprijs ontdekt wordt die dicht bij een goed niveau voor zowel opdrachtgever als aannemer ligt.

Het ei van Columbus bij aanbestedingen

Bouwprojecten worden vaak aanbesteed door middel van een traditionele inschrijving met gesloten envelop op basis van laagste prijs of beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Een aanbesteding op basis van BPKV houdt in dat naast het prijsniveau ook de beoordeling van kwalitatieve aspecten van de inschrijvingen deel uitmaakt van de gunningscriteria. Vaak wordt een Plan van Aanpak aan de inschrijvers gevraagd en soms ook bezuinigingsvoorstellen of voorstellen voor verbetering van het (technisch) ontwerp. Echter, zo’n beoordeling neemt tijd in beslag en is altijd in zekere mate subjectief. Voor de inschrijvers is achteraf moeilijk te controleren of het vaststellen van de BPKV eerlijk en zonder vooroordelen heeft plaatsgevonden. Dit kan aanleiding geven tot een bezwaarprocedure, met kans op vertraging van het bouwproject.

Aanbesteding op basis van alleen de prijs heeft als voordeel dat het aanbestedingsproces relatief snel en overzichtelijk is.

Vloek van het winnende bod

Ongeacht de mate waarin ook andere gunningscriteria dan alleen de prijs een rol spelen, kan zich een probleem voordoen als de winnaar van een aanbesteding zeer laag heeft ingeschreven, bijvoorbeeld door een calculatiefout of het sterk overschatten van de concurrentie. Men spreekt in dit verband over de “winner’s curse” (vloek van het winnende bod). In de realisatiefase van een bouwproject kan dit tot vervelende discussies leiden als de aannemer hierdoor bij de inkoop van bouwmaterialen of bij planwijzigingen zijn eigen financiële belangen te veel voorop gaat stellen.

Vickrey-methode

Een nog weinig gebruikte, eenvoudige en elegante manier om aan te besteden op basis van (alleen) prijs, is bedacht door Vickrey. Deze methode is volgens mij het ei van Columbus op aanbestedingsgebied. Niet alleen wordt de kans op een “winner’s curse” verkleind, maar ook wordt bij deze methode van aanbesteden beter gebruik gemaakt van de kennis in de markt. Hieronder wordt dat nader toegelicht.

William Vickrey kreeg in 1996 de Nobelprijs voor economie voor zijn bijdrage aan onderzoek naar het nemen van economische beslissingen op basis van incomplete informatie. Dit onderzoeksgebied wordt veilingtheorie genoemd, dat onderdeel is van speltheorie, een tak van de wiskunde waarin het nemen van beslissingen centraal staat.
Bij een Vickrey-aanbesteding is de winnaar de laagste inschrijver, echter de opdrachtsom wordt bepaald door de een na laagste (de tweede) inschrijving. Dit lijkt wat merkwaardig, maar het is ontstaan uit een briljant inzicht. Voordat hier dieper op wordt ingegaan, volgt eerst een voorbeeld van een Vickrey-aanbesteding.

Voorbeeld 1: bouwproject, Vickrey aanbestedingsmethodiek

Inschrijvingen
1. Partij A (uiterste prijs) € 3.100.000
2. Partij B (uiterste prijs) € 3.300.000
3. Partij C (uiterste prijs) € 3.450.000
….
7. Partij G (uiterste prijs) € 3.720.000

Aanbestedingsresultaat
Partij A is de winnaar, aanneemsom
€ 3.300.000
(Partij B is nr. 2 en Partij C is nr. 3)

Uit het voorbeeld zou geconcludeerd kunnen worden dat de opdrachtgever € 200.000 te veel betaalt. Partij A was immers ook bereid het werk voor € 3.100.000 uit te voeren. Die conclusie zou echter niet correct zijn, zoals blijkt uit het onderstaande. Vickrey leert ons dat bij een aanbesteding volgens zijn methode de beste strategie voor een inschrijver bestaat uit het bieden van de uiterste prijs volgens zijn eigen berekeningen. Een inschrijver doet er dus verstandig aan om geen rekening te houden met het verwachte gedrag van de andere inschrijvers. Hij hoeft alleen het bedrag te bepalen waarvoor hij het werk nog net wil aannemen. Dit is in het algemeen niet precies de kostprijs, maar onder gunstige of normale marktomstandigheden wat hoger en onder ongunstige marktomstandigheden wellicht zelfs iets lager.

Bij een traditionele aanbesteding op basis van laagste prijs is dat anders; daar is het in het belang van de inschrijvers om (in meer of mindere mate) boven de eigen uiterste prijs in te schrijven, waarbij “tactisch” geanticipeerd wordt op het gedrag van de andere inschrijvers.

Toelichting: indien het bouwproject uit voorbeeld 1 op traditionele wijze zou zijn georganiseerd, namelijk met als winnaar de laagste inschrijver, dan geldt een andere optimale strategie. Elke inschrijver verhoogt dan zijn uiterste prijs met een toeslag die hij bepaalt op basis van een afweging tussen het maximaliseren van de kans om de aanbesteding te winnen (bij lage toeslag) en het maximaliseren van de marge, als het lukt om te winnen (bij hoge toeslag). Dit zou het volgende beeld geven.

Voorbeeld 2: zelfde bouwproject als in voorbeeld 1, traditionele aanbesteding

Inschrijvingen
1. Partij A (uiterste prijs € 3.100.000 +
toeslag € 150.000 =) € 3.250.000
2. Partij B (uiterste prijs € 3.300.000 +
toeslag € 300.000 =) € 3.600.000
3. Partij C (uiterste prijs € 3.450.000 +
toeslag € 100.000 =) € 3.550.000
….
7. Partij G (uiterste prijs € 3.720.000 +
toeslag € 150.000 =) € 3.870.000

Aanbestedingsresultaat
Partij A is de winnaar, aanneemsom
€ 3.250.000
(Partij C is nr. 2 en Partij B is nr. 3)

Opgemerkt wordt, dat er gemiddeld geen groot verschil te verwachten is tussen een traditionele (laagste prijs) aanbesteding en een Vickrey-aanbesteding. De bovenstaande voorbeelden illustreren dit: het verschil tussen beide aanbestedingsresultaten bedraagt slechts € 50.000.

Ernstige verstoring prijsvorming

Ten gevolge van de op tactische overwegingen gebaseerde toeslag die inschrijvers bij een traditionele aanbesteding optellen bij hun uiterste prijs, zullen de inschrijfbedragen in voorbeeld 2 geen zuivere afspiegeling zijn van de uiterste prijzen van de individuele inschrijvers. Dit kan een ernstig verstorend effect hebben op de prijsvorming, dat het meest tot uiting zal komen onder omstandigheden waarbij het gedrag van de concurrentie moeilijk te voorspellen is. Aanbestedings-resultaten zullen dan vaker grote uitschieters naar boven of naar beneden laten zien.

Voordelen Vickrey-methode

Het slimme van de Vickrey-aanbesteding is, dat het voor elke inschrijver de beste strategie is om geen rekening met het gedrag van andere inschrijvers te houden, wat resulteert in een beter proces van prijsvorming. Met andere woorden: de prijsberekeningen van de inschrijvers zijn bij een Vickrey-aanbesteding op een zuivere manier verwerkt in hun inschrijfbedragen. De aanneemsom wordt vervolgens bepaald door het bedrag waarvoor de concurrentie van de winnaar het werk nog net zou willen realiseren. Dit lijkt zowel voor de aanbesteder/opdrachtgever als de winnende inschrijver een resultaat waarmee beiden tevreden zouden moeten zijn.

Een zeer belangrijk ander voordeel van de Vickrey aanbesteding is, zoals reeds vermeld, dat de kans verkleind wordt dat een “winner’s curse” zich voordoet. Dit verschijnsel, waarbij het gevoel blijft bestaan bij de winnaar dat hij veel te laag heeft ingeschreven en dat dit “teruggepakt” moet worden, zal om objectieve en subjectieve redenen veel minder snel optreden bij een Vickrey aanbesteding. Sterker nog, Partij A, de winnaar in het eerste voorbeeld, zou het gevoel kunnen hebben dat hij begunstigd is met een bedrag van € 200.000 bovenop zijn inschrijving van
€ 3.100.000.

Nadelen

Elke methode heeft z’n nadelen, zo ook de Vickrey-aanbesteding. De belangrijkste zijn mijns inziens:
– Alleen de prijs is een gunningscriterium, waardoor kwaliteitsaspecten buiten beschouwing blijven.
– De een na laagste prijs kan wel eens veel hoger zijn dan de laagste (zonder dat sprake is van een calculatiefout van de laagste inschrijver), wat resulteert in een ongunstig resultaat voor de aanbesteder/opdrachtgever.

Een goede remedie tegen het eerste nadeel is het houden van een voorselectie. Het is gebruikelijk dit te doen op basis van aantoonbare relevante ervaring, beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel, omzetcijfers en dergelijke. Daarmee worden kwalitatief mindere bedrijven zo veel mogelijk buiten de deur gehouden.

Het tweede nadeel zal zich met name voordoen als er weinig gegadigden zijn of er te veel van worden afgewezen in de voorselectie, of indien er geheime afspraken tussen de inschrijvers zijn gemaakt. Een Vickrey aanbesteding is hiervoor gevoeliger dan een traditionele aanbesteding op basis van laagste prijs, omdat er bij een Vickrey aanbesteding minimaal twee marktconforme aanbiedingen moeten zijn voor een evenwichtig resultaat. Het is daarom verstandig de aanbesteding zodanig te organiseren dat er ten minste 4 à 5 inschrijvingen zijn.

Ik ben ervan overtuigd dat middels de Vickrey-methode de kans op een vlotte, succesvolle aanbesteding vergroot kan worden. Hopelijk ontstaat er op basis van de genoemde voordelen een toenemende belangstelling voor deze wijze van aanbesteden.


Ir. Paul Verdurmen, adviseur Valstar-Simonis

Reageer op dit artikel