artikel

Hoe voorkom je een papieren tijger?

bouwbreed 1130

Opdrachtgevers worstelen vaak met geïntegreerde contracten. Consultants Dennis de Raat en Jeroen Mathyssen geven diverse tips om een positieve verandering in te zetten. Dit artikel is het tweede in een serie van vier. In het eerste artikel zijn de drie thema’s benoemd, nu wordt ingegaan op het eerste thema: Hoe voorkom je een ‘papieren tijger’?

Hoe voorkom je een papieren tijger?

Geïntegreerde contracten zijn ooit ontstaan met het idee dat de kennis en kunde van de opdrachtnemers beter benut moeten worden om voor opdrachtgevers betere resultaten te bereiken. Maar wat blijkt er veel te gebeuren? Het contract wordt op voorhand door de opdrachtgever volledig dichtgetimmerd. De vrijheid voor de opdrachtnemer is nul komma nul. Er is dan wel gekozen voor een geïntegreerd contract maar de opdrachtgever wil helemaal niks integreren. Het eindresultaat (het ‘wat’) wordt vaak gedetailleerd vastgelegd. Maar het wordt nog erger. Uit het procesdeel van het contract blijkt vervolgens dat de opdrachtgever ook de weg naar het eindresultaat toe (het ‘hoe’) helemaal heeft vastgelegd. En laat dat nou bij uitstek de expertise zijn van een opdrachtnemer die je zou moeten benutten, beste opdrachtgevers!

Oneindig aantal documenten
Talloze detailuitwerkingen, rapporten en adviezen dient een opdrachtnemer op te stellen. Om nog maar te zwijgen over voortgangsrapportages die stuk voor stuk aan een stortvloed van zeer specifieke eisen moeten voldoen. Wordt niet voldaan aan één van die eisen, dan wordt het document niet geaccepteerd door de opdrachtgever. Een gemiddeld UAV-gc contract vraagt tussen de 30 en 50 documenten die een opdrachtnemer moet opstellen! Gelooft u ons niet? Telt u het zelf gerust eens na (tip: zoek in Annexen III en IV maar ook wat er verder nog verstopt blijkt te zitten in het procesdeel van de Vraagspecificatie).

Al deze documenten moeten worden opgesteld door de opdrachtnemer. Dit kost ontzettend veel tijd en geld. Bedenk daarnaast ook eens wat de bijbehorende toetstijd van de opdrachtgever kost. De vraag die dat oproept is: draagt het nu echt bij aan het eindresultaat? We hebben de mond vol van risicogestuurd werken maar welke risico’s worden hier nu mee beheerst? En dat terwijl de UAV-gc 2005 slechts 3 (!) documenten verplicht stelt om in te dienen door een opdrachtnemer. Weet u welke? Degene die ons als eerste het juiste antwoord stuurt, krijgt een eervolle vermelding in het volgende artikel!

Waarom doen we onszelf dit aan?
Maar waarom, beste opdrachtgevers, doen we onszelf en onze opdrachtnemer dit dan elke keer weer aan? De impact op het proces van de opdrachtnemer is enorm. Deze gaat gebukt onder een administratieve last en klaagt terecht dat hij niet meer toekomt aan het werk zelf. De focus van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever komt sterk te liggen bij deze papieren werkelijkheid en in de praktijk blijkt wel dat het eindresultaat daarbij uit het oog wordt verloren.

Een oplossing voor deze situatie
Hier zijn een aantal tips die we u graag meegeven:

• Tip 1: Ongetwijfeld werkt u als opdrachtgever bij voorkeur met aannemers met een kwaliteitscertificaat (zoals bijvoorbeeld ISO-9001). Verdiep u eens in welke documenten een opdrachtnemer dan toch al op moet stellen. U zult versteld staan! De helft of meer aan documenten die u contractueel vraagt hoeft u niet eens te vragen. De opdrachtnemer maakt die toch al! Okee, wellicht op zijn eigen manier en in eigen format, maar is dat nu zo erg als aantoonbaarheid wel is geborgd?

• Tip 2: Kijk dan ook eens goed in de kwaliteitsnorm aan welke eisen de opdrachtnemer toch al moet voldoen. Waarom zou u al deze eisen weer (bijna letterlijk) overnemen in het contract?

• Tip 3: Laat ON nou eens doen waar hij goed in is. Durf hem/haar die vrijheid te geven. Stel véél minder proceseisen. En ga eens wat vaker op de koffie om gewoon eens te vragen hoe hij of zij zaken aanpakt in plaats van alles voor te schrijven op voorhand. Mochten er zaken zijn die u wilt bijsturen, praat er dan over.

• Tip 4: Wees specifiek in uw verwachting met betrekking tot de verificatie van de eisen. Wat wil je wel en wat wil je niet? Indien u daar al ideeën over heeft, geef dat aan. Juist daar kunt u het verschil maken! Door vrijheid te geven in oplossingsrichtingen én concrete eisen te stellen aan de aantoning van de eisen krijgt u juist precies wat u wilt, namelijk een creatieve opdrachtnemer die met een voor u toetsbaar ontwerp en/of uitvoeringsmethode komt. Een opdrachtnemer die integraal ontwerpt en uitvoert en datgene oplevert dat voldoet aan de eisen en verwachtingen. En daar was het nou juist allemaal om te doen…


Dennis de Raat & Jeroen Mathyssen, consultants contractmanagement bij Balance – Advies, Projecten, Interim
www.balance.nl

Reageer op dit artikel