artikel

Marktconsultatie: wat je als aanbesteder nog meer moet weten

bouwbreed Premium 943

Marktconsultatie: wat je als aanbesteder nog meer moet weten

Waarom zou je als overheidsinstantie een marktconsultatie starten? Wanneer? En welke informatie mag je verwachten van deelnemers? In onze vorige column (29 juni) gingen we daar uitvoerig op in. En beloofden we nog méér belangrijke vragen te behandelen. Dat doen we hieronder.

 

Hoe richt je een goede marktconsultatie in?

Daar ben je in principe vrij in. Wel kan de ene vorm beter bij jouw casus passen dan de andere. Ken daarom de voor- en nadelen en kies bewust. Besluit je je vragen bijvoorbeeld per (digitale) post te stellen in plaats van in een gesprek? Dan krijg je vaak langere, beter doordachte antwoorden, maar ben je dikwijls meer tijd kwijt en kun je minder doorvragen of non-verbale signalen oppikken. Kies je voor een een-op-eengesprek in plaats van een groepsconsultatie? Dan krijg je doorgaans meer informatie, maar heb je minder snel door wat de consensus in de markt is.

Ook de beste samenstelling van je team kan per casus verschillen. Natuurlijk, je projectleider moet aanwezig zijn en het helpt als er een inkoper bij is met ervaring in de GWW- en Bouwsector. Maar daarnaast hangt veel af van wat er bij deze opdracht belangrijk is. Stel: je vindt circulariteit een belangrijk aandachtspunt en wilt daar vragen over stellen. Laat dan zeker een expert op dat gebied aanschuiven.

Wat doe je zodra je een marktpartij geconsulteerd hebt?

Maak een eerste verslag van dat gesprek, stuur het naar je gesprekspartner en voer diens feedback door – ook als dit betekent dat je uitspraken moet schrappen. Stel uiteindelijk een eind­verslag op, waarbij je de input uit verschillende consultaties combineert, anonimiteit waarborgt en geen concurrentiegevoelige informatie deelt. Vertel niet wie precies wat zei, maar wel welke inzichten je hebt opgedaan, welke antwoorden je gaat gebruiken, welke niet en waarom.

Inkoopbureau Midden-Nederland deed bijvoorbeeld onder meer het inzicht op dat een noodzakelijk soort heipaal niet binnen de beoogde termijn geleverd kon worden. Het besloot daarop om die termijn te verlengen in zijn aanbesteding.

Wanneer houd je géén marktconsultatie?

Als je eigenlijk niets met de verzamelde informatie kunt doen. Is de projectscope bijvoorbeeld totaal dichtgetimmerd? Heb je geen ruimte om de projectkaders aan te passen, aangezien alles al met de stakeholders en specialisten is beklonken? Begin er dan niet aan.

Een formele marktconsultatie is evenmin zinvol als je maar een kleine vraag hebt of slechts één à twee bedrijven wilt benaderen. Stel jezelf altijd de vraag of er geen betere methodes om informatie te achterhalen. Een quick scan of interview onder enkele marktpartijen kan soms veel nuttiger zijn. Inkoopbureau Midden- Nederland polst bijvoorbeeld kort voor een aanbesteding telefonisch bij potentiële aannemers of zij nog interesse hebben om mee te doen. Soms is het ook handiger om een adviesbureau in te schakelen. Of om een collega-aanbesteder te bellen die onlangs een vergelijkbare aanbesteding uitbracht en de gewenste informatie al op de plank heeft liggen. Zelfs een middagje googelen kan al meer dan genoeg opleveren.

Als er één boodschap is die we je graag meegeven, dan is het deze: houd bij marktconsultaties het belang en de beleving van marktpartijen in het oog. Aanbesteders vergeten dat nog te vaak. Het gevolg is dat deelnemers aan zo’n consultatie zich niet gezien of gewaardeerd voelen.

Daardoor lopen samenwerkingen vaak al een kras op voordat ze goed en wel begonnen zijn. Terwijl een respectvolle benadering juist de weg opent naar succesvolle werkrelaties. En dat komt iedereen ten goede: de overheid, bedrijven en de Nederlandse bevolking.


Vakgroep GWW en Bouw van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden en gebaseerd op ervaringen van gemeente Rotterdam, Inkoopbureau Midden-Nederland en Provincie Noord-Brabant.

Reageer op dit artikel