artikel

De omgevingsmanager: zachte heelmeesters maken stinkende wonden

bouwbreed Premium 1098

De omgevingsmanager: zachte heelmeesters maken stinkende wonden

Zoals de technisch manager de techniek in het project borgt, zo borgt de omgevingsmanager de afstemming met de omgeving, legt Toine de Gier, omgevingsmanager bij Balance, uit.

Als omgevingsmanager heb ik inmiddels ruime ervaring opgedaan in het werkveld van diverse middelgrote en grote infrastructurele projecten, zowel aan de kant van opdrachtgever als opdrachtnemer. In deze projecten ben ik managers tegengekomen die het vak omgevingsmanagement niet altijd even serieus namen. Stellingen als ‘Hoe minder de omgeving weet van het project hoe beter het is’. Met zo’n houding stel je een omgevingsmanager niet in zijn kracht en mis je de aansluiting met stakeholders.

Zoals de technisch manager de techniek in het project borgt, zo borgt de omgevingsmanager de afstemming met de omgeving. Om dit voor elkaar te krijgen ben je een soort technisch mediator. In deze rol moet je in staat zijn om alle eisen en wensen boven tafel te krijgen, weerstanden uit de omgeving te kanaliseren en te managen en duidelijk te motiveren waarom bepaalde eisen en wensen wel of niet meegenomen kunnen worden.

De omgevingsmanager werkt volgens een vooropgesteld plan. Zo worden naar aanleiding van geformuleerde issues de stakeholders geïnventariseerd. De issues zijn per projectfase aan verandering onderhevig waardoor de stakeholders constant opnieuw geïnventariseerd moeten worden. In projecten zie ik nog vaak gebeuren dat de stakeholders wel geïnventariseerd worden maar niet naar aanleiding van issues en niet altijd per projectfase. Dit is wat mij betreft een gemiste kans waardoor te weinig focus ontstaat. Hierdoor ontstaat het risico dat per projectfase niet de juiste stakeholders de juiste aandacht krijgen.

Stakeholders centraal: eerlijk en respect

Per stakeholder bepaal je een strategie. Dit betekent dat je per stakeholder beoordeelt hoe deze wordt benaderd en eventueel welke rol deze stakeholder in het project krijgt (participatie). Nadat je de strategie per stakeholder hebt vastgesteld vinden de onderhandelingen plaats. Hierbij is het belangrijk dat je voldoende kennis hebt van het project, het wat, hoe en waarom. Je moet eenieder kunnen overtuigen van datgene wat wel en niet toegezegd kan worden, hoe financiële stromen lopen en waar de grenzen hiervan liggen. Daarnaast dien je te beschikken over duidelijke communicatievaardigheden. Eerlijkheid en respect zijn hierbij belangrijke ingrediënten voor het opbouwen van een vertrouwensrelatie. Ook de non-verbale communicatie mag je niet uit het oog verliezen. De belangen van de stakeholder en van het project dienen in de onderhandelingen altijd het centrale uitgangspunt te zijn.

Je hebt vaak meerdere gesprekken per stakeholder nodig om alle eisen en wensen boven tafel te krijgen. In de verslaglegging aan de stakeholder wordt regelmatig toegelicht wat met de eisen en wensen gedaan wordt. Door dit proces zorgvuldig en standvastig te doorlopen ben je transparant en is het duidelijk waarom bepaalde eisen en wensen wel of niet worden meegenomen. Indien er niet direct overeenstemming wordt bereikt dien je verder te onderzoeken onder welke voorwaarden er wel overeenstemming bereikt kan worden, ook wel conflict oplossend onderhandelen.

Van wens naar harde eis

Nadat de eisen en wensen duidelijk zijn hebben deze de status gekregen van een contracteis. De eisen en wensen zijn hiermee hard gemaakt. Het vormt mede de basis voor het uitvoeren van het project, net zoals de technisch manager zijn eisen mee geeft.

De kracht van de omgevingsmanager ligt in het op een professionele wijze het proces van stakeholdermanagement vorm te geven. Hierdoor is het mogelijk om issues in een vroeg stadium te onderkennen en hierop een strategie te ontwikkelen die ervoor zorgt dat overeenkomsten met partijen in een zo’n vroeg mogelijk stadium van het project overeengekomen worden. Door duidelijk en transparant te communiceren blijft de relatie met de stakeholder open, werkbaar en is er sprake van wederzijds respect en vertrouwen. Goed stakeholdermanagement leidt tot een haalbare reële projectplanning indien de omgeving in een zo’n vroeg mogelijk stadium van het project betrokken en serieus genomen wordt.


Toine de Gier, omgevingsmanager bij Balance – Advies, Projecten, Interim.

Reageer op dit artikel