artikel

Gedegen databeheer cruciaal voor de calculatiebibliotheek

bouwbreed 494

Een snelle calculatie maken voor een nieuw bouwproject lukt alleen als alle productgegevens perfect kloppen. Afbouwer Verwol Complete Interieur Realisatie krijgt het voor elkaar door zijn calculatiebibliotheek continu te laten updaten door dataverwerker IB the data company.

Gedegen databeheer cruciaal voor de calculatiebibliotheek
Hans-Peter Hoogesteger, calculator bij Verwol en Jop Schillemans, directeur IB the data company.

Systeemplafonds zijn er in alle vormen en maten, maar het leeuwendeel ervan is toch samengesteld uit standaardelementen. “En daarvoor kan ik hier binnen tien minuten een prijscalculatie maken. Kijk maar”, vertelt calculator Hans-Peter Hoogesteger terwijl hij een scherm tevoorschijn tovert op zijn computer op het hoofdkantoor van Verwol in Opmeer. “In onze calculatiebibliotheek kan ik alle materialen inlezen waaruit we een plafond opbouwen en de prijzen eraan koppelen. Maar dan moeten er natuurlijk geen foutjes zitten in de gegevens.”

Databeheer

Dat laatste valt nog niet mee, want in de calculatiebibliotheek zijn ruim 20.000 fabrikantenartikelen te vinden. Aangezien het bedrijf die artikelen kan inkopen bij een groot aantal verschillende producenten en leveranciers is het aantal stuksprijzen zelfs groter dan 50.000. Hoe je die enorme databerg moet beheren? Het is een vraag waarmee talloze bouw- en inbouwbedrijven worstelen. Verwol Complete Interieurrealisatie koos er een jaar of tien geleden voor om het complete databeheer uit te besteden aan IB the data company. De Eindhovense dataspecialist beschikt over een database met de gegevens van zo’n beetje alle bouwartikelen die in de Nederlandse bouw worden gebruikt. Het betekent dat het interieurbouwbedrijf niet voortdurend meer zelf in contact hoeft te staan met producenten en leveranciers over prijsveranderingen en veranderende specificaties. De calculatiebibliotheek wordt continu gevoed vanuit de IB Database. Dat scheelt het bedrijf veel kopzorgen, mede omdat Verwol zijn assortiment steeds verder uitbreidt.

Oude schuur

Verwol begon in 1976 als tweemansbedrijfje in een oude schuur van oprichters Siem Verdonk en Nico Wolkorte. Ze richtten zich in eerste instantie volledig op systeemplafonds, die ze zelf monteerden. Na een paar jaar kwamen de systeemwanden er bij. Er was een groeiende vraag naar flexibele kantoren en de twee sprongen in dat gat. Het bedrijf bouwde een eigen fabriek in Opmeer, opende een tweede vestiging in de regio Rotterdam en breidde in 1998 uit met een derde hoofdtak: klimaatplafonds. In deze elementen voor koeling en voor verwarming zit de laatste jaren de grootste groei, want bijna alle ziekenhuizen en rijksgebouwen krijgen tegenwoordig een klimaatplafond.

Complete interieurs

Ruim veertig jaar na de oprichting geldt Verwol als marktleider op het gebied van de afbouw van de utiliteitsgebouwen. Het bedrijf heeft een jaaromzet van ongeveer 45 miljoen euro en ongeveer 120 eigen werknemers. Buiten lopen er nog eens zo’n tweehonderd extern ingehuurde monteurs rond. Dat laatste aantal varieert, omdat Verwol steeds vaker complete interieurs bouwt, waarvoor mensen moeten worden ingehuurd. Het betreft vooral interieurs van kantoren, hotels, ziekenhuizen, stations, luchthavens en scholen.

Productinnovaties

Plafond- en wandelementen komen veelal standaard van de plank, maar alle bijkomende elementen ontwikkelt het bedrijf zelf. Alle profielen bijvoorbeeld, maar ook glaselementen, scharnieren en deuren in alle vormen en maten. Architecten vragen vaak om specifiek vormgegeven details. Die leverde Verwol bijvoorbeeld voor de binnenafwerking van ASR kantoor gebouw in Utrecht, de glaswanden in de Schiphol vertrekhal en de houten plafonds van Rotterdam Centraal. Verwol ontwikkelt producten in eigen fabriek in Opmeer en bedenkt er zo nodig productinnovaties voor. Hoogesteger: “Als het voor anderen te ingewikkeld wordt, zeggen wij juist: kom maar op.”

Omrekenfactoren

databeheer IB

Hans-Peter Hoogesteger, calculator bij Verwol en Jop Schillemans, directeur IB the data company.

Daarin zit mede de reden waarom de interieurbouwspecialist tien jaar gelden besloot zijn databeheer uit te besteden. Een bouwproject is zelf al complex genoeg, het bedrijf zit er niet op te wachten om zelf ook nog eens alle omrekenfactoren, artikelnummers en prijsverschillen bij te houden. De ene leverancier hanteert prijzen per vierkante meter, de volgende per stuk, per pallet of per strekkende meter. Of per zes meter, terwijl de calculatie alleen in meters rekent. Een plafond paneel heeft bij de fabrikant een andere prijsstelling dan bij een dealer, die ze per pak verkoopt, en de eigen magazijnprijs verschilt daar weer van. Er zijn achter de schermen bovendien altijd onderhandelingen met leveranciers.

Verwol koopt materialen in kilometers in en kan daarom gewoonlijk met een leverancier praten over kortingen. Kortom, de databerg is zo groot dat je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Hoogesteger: “Toen we begonnen met de grote automatisering hadden we al snel in de gaten: dit is veel te veel om zelf te doen.”

Productgroepen

Inmiddels heeft Verwol voor het maken van snelle berekeningen van projecten de calculatie ingericht in productgroepen. Daarin is vastgelegd wat er per vierkante meter plafond of wand aan materialen nodig is. Het gaat daarbij niet alleen om de maten, materiaalsoorten en kleuren, maar ook om alle bijkomende artikelen zoals de diverse profielen, hangers, hoeklijnen en het kanthout. Vanuit het calculatiepakket Arpa worden deze modules gevoed met gegevens voor artikelbeheer. “En die gegevens leveren wij”, vertelt Jop Schillemans van IB the data company. “Met onze artikelgegevens kun je specifiek maken voor een project wat je per vierkante meter nodig hebt en wat dat kost.”

IB beschikt over de artikelgegevens en de bijbehorende prijzen en maakt die op maat voor Verwol. Dus: als Verwol afwerkprofielen bij zijn calculaties standaard weergeeft in strekkende meters, dan levert IB ze op die manier aan. Omrekenen naar andere eenheden kan de databeheerder in een handomdraai, maar alles is er juist op gericht om foutjes – en verwarring – te voorkomen. “Want een klein foutje in een calculatie kan bij ons grote gevolgen hebben. We hebben hier te maken met de wet van de grote getallen”, zegt Hoogesteger.

Kant-en-klaar

Grote missers hebben calculators gewoonlijk gauw in de gaten, maar met kleine prijsveranderingen kan dat anders zijn. IB the data company staat voortdurend in contact met handelsbedrijven en producenten. De voortdurende stroom gegevens die daar vandaan komt, vormt de basis voor de calculatiebibliotheek van Verwol. “Als er een update van de producent komt, zorgen wij ervoor dat ze die bij Verwol meteen voor hun neus hebben op het scherm, op de manier waarop zij ze nodig hebben”, vertelt Schillemans. Het maken van prijsaanpassingen en wijzigingen in de artikelgegevens gaat snel omdat de dataspecialist de artikelnummers van Verwol heeft gekoppeld aan de IB database. “We krijgen alles dus kant-en-klaar aangeleverd om de calculaties te maken”, zegt Hoogesteger. “De enige gegevens die ik nog moet invoeren zijn mijn loon en de verloopdata van de inkoopprijzen.”

Bij Verwol zijn ze inmiddels gewend aan de updates en de datavertaalslag van IB the data company. Hoogesteger: “Het is ‘slechts’ een hulpmiddel bij ons dagelijks werk – het calculeren van onze projecten. Maar ik zou niet meer weten hoe we het zonder kunnen doen.”

 

Reageer op dit artikel