artikel

Stakeholdermanagement bij DBFM-projecten

bouwbreed 17

Stakeholdermanagement bij DBFM-projecten

Het is een succes als een project binnen de afgesproken tijdsplanning en budget is uitgevoerd. Voor projecten die via een DBFM (Design Build Finance Maintain)-overeenkomst tot stand komen, is dit niet anders. De sleutel tot succes is om op de juiste momenten samen te werken en risico’s te delen met een ‘best for project’-gedachte. De principiële risicoverdeling in de DBFM-projecten biedt hier slechts beperkt ruimte voor: alle risico’s zijn voor de opdrachtnemer, tenzij hierover in de overeenkomst iets anders is bepaald.

Project A15

Stakeholdermanagement is een risico dat bij de opdrachtnemer ligt. Juist bij dit risico is een goede samenwerking tussen opdrachtnemer en opdrachtgever essentieel voor het succes van een project. Interessant in dit verband is het rapport van Neerlands Diep van afgelopen mei. In het rapport zijn de resultaten neergelegd van de evaluatie van de bouwfase door het projectteam van het project A15 Maasvlakte – Vaanplein.

Voor wat betreft stakeholdermanagement is de volgende aanbeveling opgenomen: “Uiteindelijk draag je als opdrachtgever altijd verantwoordelijkheid op het gebied van stakeholdermanagement en omgevingsmanagement: of je dat nu (deels) uitbesteedt aan de opdrachtnemer of niet”.
Een juiste aanbeveling, maar (te) behoudend. De opdrachtgever zal niet alleen zijn (publieke) verantwoordelijkheid moeten dragen, maar de opdrachtgever zal soms een actieve rol moeten innemen wanneer de opdrachtnemer dit op goede gronden vraagt.

Stakeholders

Stakeholders zijn er in allerlei soorten en maten (burgers, bedrijven, gemeenten of provincies), met ieder hun eigen belang bij het project (de weg, de tunnel, de brug). De opdrachtnemer komt bij de uitvoering van het project stakeholders op verschillende manieren tegen: burgers die bezwaar en beroep indienen tegen de voor het project benodigde vergunningen, of bedrijven die hinder ondervinden van de werkzaamheden en daarover in gesprek willen treden met de opdrachtnemer.

Maar onder stakeholdermanagement in DBFM-projecten valt ook het coördineren en afstemmen met partijen die – naast de opdrachtgever – eisen en wensen hebben met betrekking tot datzelfde ontwerp. Vaak ligt aan een DBFM-overeenkomst een lange (politieke) discussie ten grondslag over nut en noodzaak van het project.

Confrontaties

De latere opdrachtgever zal om draagvlak te creëren voor het project met gemeenten, provincies, maar ook privaatrechtelijke stakeholders zoals ProRail, het GVB of de Havenbedrijven in overleg treden. De uitkomst van dergelijke overleggen wordt neergelegd in (bestuurs)convenanten, en (als het goed is) vertaald in de outputspecificatie voor een bepaald project. Op het moment dat dergelijke overleggen worden gevoerd, is de opdrachtnemer nog niet bekend (de aanbesteding moet dan vaak nog beginnen).

Wanneer de opdrachtnemer echter met de uitvoering van het project begint, wordt van hem wel gevraagd ook deze stakeholders te “managen”. Dit betekent dat de opdrachtnemer de uitvoering van het project met stakeholders moet afstemmen, waarbij die stakeholders (tevreden of ontevreden over de eerdere onderhandelingen met de opdrachtgever) hun eigen idee hebben over de wijze waarop de opdrachtgever hun eisen en wensen in de outputspecificaties heeft vertaald.

Als de opdrachtnemer dan voor de uitvoering van het project de goedkeuring of medewerking van deze partijen nodig heeft, ziet hij zich soms geconfronteerd met een stakeholder die aan deze goedkeuring of medewerking aanvullende voorwaarden verbindt aan het ontwerp of wijze van uitvoering.

Aan tafel

Vanwege de soms ruime eisen in de outputspecificatie, hoeven deze voorwaarden niet te leiden tot een wijziging van de overeenkomst. De opdrachtnemer draagt dan de kosten. De opdrachtgever moet een actieve rol vervullen in deze overleggen met stakeholders, een rol die verder gaat dan voorzien het rapport van Neerlands Diep.

Het contact met deze stakeholders wordt gelegd door de opdrachtnemer, maar de opdrachtgever moet bij deze gesprekken “aan tafel zitten”, als vraagbaak en ter ondersteuning van de opdrachtnemer, zodat deze kennis heeft van de onderhandelingen en afspraken die vooraf gingen. De opdrachtgever zal – als een stakeholder wensen en/of eisen stelt die de opdrachtnemer in redelijkheid niet kan voorzien – moeten instappen en de discussie moeten leiden. De uitkomst van die discussie zal moeten worden verwerkt in de DBFM-overeenkomst. De opdrachtgever moet dan verantwoordelijkheid nemen en dit risico ook financieel dragen.

Daphne Broerse, advocaat bij Norton Rose Fulbright

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels