artikel

Presentatie als toets voor EMVI bij aanbesteding

bouwbreed 46

Presentatie als toets voor EMVI bij aanbesteding

Op 8 juni 2015 heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts (de commissie) een interessante klacht behandeld (advies 45). Eén van de klachtonderdelen ging over een presentatie die door inschrijvers (architecten) gehouden moest worden. De klager vond dat er geen duidelijke omschrijving gegeven was door de aanbestedende dienst.

Wat werd van de inschrijvers verwacht en hoe werd de presentatie die de inschijvers voor een selectiecommissie moesten houden door de selectiecommissie  beoordeeld?

De aanbesteding

De aanbestedende dienst – een gemeente – had een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure uitgeschreven voor architectdiensten. Het betrof het ontwerp van een nieuwbouw van een school.

De architect moest een samengesteld team leiden. Dit team bestond onder andere uit een constructeur en een technisch adviseur. Zij moesten gezamenlijk een concreet ontwerp realiseren op basis van de vastgestelde doelstellingen en randvoorwaarden van de aanbestedende dienst. Het ontwerp moest binnen het vastgestelde budget gerealiseerd worden.

Vijf architecten waren door de selectiefase heen en mochten zich inschrijven voor de inschrijvingsfase van de aanbesteding.

In de gunningsleidraad heeft de aanbestedende dienst een tekst opgenomen, die in essentie inhoudt, dat gegadigden onregelmatigheden, onduidelijkheden en tegenstrijdigheden die zij tijdens de aanbesteding constateren, zo spoedig mogelijk moesten melden, zodat de aanbestedende dienst tijdig tot reparatie kon overgaan.

De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)

De opdracht werd op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), gegund. De EMVI bestond uit zeven onderdelen, waarbij er maximaal honderd punten gescoord konden worden na optelling van alle punten per onderdeel.

Twee onderdelen van de EMVI zijn: visie inclusief ontwerp en presentatie. Voor visie en ontwerp kon een inschrijver twintig punten scoren en voor de presentatie vijftien punten. De klagende partij  had voor het onderdeel visie en ontwerp twee punten gescoord, terwijl de winnaar van de aanbesteding vier punten had gescoord.

Voor het onderdeel presentatie had  de klagende partij twee punten gescoord en de winnaar vier. De klagende partij kreeg deze lagere punten omdat hij tijdens de presentatie de visie niet verder uitgewerkt zou hebben.

Het oordeel over dit klachtonderdeel

De commissie geeft de klagende architect gelijk. De aanbestedende dienst moet duidelijk aangeven wat er van de inschrijvers wordt verwacht, waarom en hoe de antwoorden uit de presentatie beoordeeld zouden worden. Dit heeft de aanbestedende dienst nagelaten. Bovendien gaat het om mondeling gegeven antwoorden middels een presentatie. Achteraf controleren is onmogelijk. Hierdoor is de beoordeling te subjectief en niet toegestaan.

De klager heeft echter niets aan dit oordeel, omdat hij eerder bij de aanbestedende dienst had moeten klagen. Hij ging pas klagen toen de opdracht al was gegund en dat is te laat. In de aanbestedingsdocumenten stond immers vermeld dat gegadigden tijdig moesten klagen (Grossman-verweer)

Conclusie & tips

Gelet op het oordeel van de commissie over onderhavig klachtonderdeel, kan een presentatie prima als middel worden ingezet om een EMVI-onderdeel te toetsen. Wel is het belangrijk dat de aanbestedende dienst vooraf duidelijk aangeeft  wat hij van de inschrijvers verwacht en op welke manier de antwoorden getoetst worden aan – in casu – visie en ontwerp.

Dat lijkt mij een goede zaak, want anders kan een beoordelingsmethode als presentatie, die per definitie subjectief is, willekeur in de hand werken. Een tip aan de aanbestedende dienst is dan ook: denk op dat punt goed na over de vraag: Wat wil ik, hoe formuleer ik dat in de aanbestedingsstukken en hoe toets ik dat met een presentatie als methode?

Tot slot

Ik ben van mening dat zowel de aanbestedende dienst als de inschrijver baat bij  een proactieve inschrijver hebben. Hoewel ik mij goed kan voorstellen dat een inschrijver – in casus een architect – het niet prettig zou vinden om zijn potentiële opdrachtgever te wijzen op onrechtmatigheden en fouten, is een dergelijke melding aan het adres van de opdrachtgever geen slechte zaak.

De opdrachtgever kan daarmee immers de mogelijkheid benutten om – indien mogelijk – de fouten vroegtijdig te corrigeren. Dit komt ten goede aan de gehele aanbestedingsprocedure.

Doordat kennelijk geen van de inschrijvers over  presentatie, visie en ontwerp heeft geklaagd, accepeteren alle inschrijvers daarmee in wezen de eis zoals die door de aanbestedende dienst is geformuleerd, wat de eis geldig maakt. Het corrigeren van die eis in een laat stadium – terwijl er al een winnaar bekend is – zou oneerlijk werken ten opzichte van de winnaar.

Mijn tip aan de inschrijver luidt: wees proactief en kaart onrechtmatigheden en tegenstrijdigheden in aanbestedingsstukken vroegtijdig aan. Iedereen heeft daar baat bij, hoe lastig het ook blijft.    

Mr. K.G.O. (Kwaku) Afriyieh, Advocatenkantoor Oudegracht te Alkmaar

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels