artikel

Aanbestedingen kosten architect en opdrachtgever miljoenen

bouwbreed Premium 266

Aanbestedingen kosten architect en opdrachtgever miljoenen

Aanbestedingsprocedures voor ontwerpopdrachten kosten architecten én opdrachtgevers miljoenen euro’s. Niet alleen de architecten moeten in de buidel tasten tijdens een aanbestedingsprocedure. Ook de opdrachtgevers zien de uren en kosten toenemen door de vele inschrijvingen.

“Of architecten Europese aanbestedingen boycotten? Ik heb het druk zat”, reageert Arjan Monshouwer op de waarschuwing van de BNA, de branchevereniging voor architecten. Monshouwer stelt aanbestedingen op voor gemeenten zoals Rotterdam en Alblasserdam.

“Sterker nog. Onlangs maakte ik weer mee dat er tientallen architecten waren voor één opdracht. Het betrof het ontwerp van een multifunctioneel schoolgebouw in Rotterdam. Een opdracht met een bouwbudget van 18 miljoen euro. “57 bureaus dienden een aanvraag tot deelneming in.”

400.000 euro in rook op

Het is geen uitzondering, maakt hij duidelijk. “Zevenenvijftig valt nog mee. Soms zijn er meer dan tachtig gegadigden voor een opdracht”, verklaren meerdere bronnen. Wat kost dat wel niet?

De kans dat je een opdracht binnenhaalt is vaak klein

“De meeste bureaus hebben hun referenties en zo wel paraat”, nuanceert Monshouwer. “Maar je kunt spreken van kapitaalvernietiging. De kans dat je een opdracht binnenhaalt is vaak klein. Ik kan me wel voorstellen dat je daar als architect moedeloos van wordt. Maar opdrachtgevers vragen niet voor niets om specifieke competenties. Anders kun je helemaal geen onderscheid meer maken en verzand je in een loterij. Daar hebben architecten helemaal een hekel aan.”

Helemaal waar, erkennen architecten. Maar onderschat de kosten niet, voegen ze daaraan toe. Opdrachtgevers gooien volgens hen zoveel informatie over de schutting dat ze zelfs voor de voorselectie zomaar 40 uur kwijt zijn. Per deelnemer. “Om nog maar te zwijgen over de 5 architecten die overblijven en allemaal ook nog eens 400 uur spenderen aan een ontwerp.”

De rekensom is snel gemaakt. Als deze schattingen kloppen dan staat het Rotterdamse geval gelijk aan 4280 uur rekenwerk, waarvan verreweg de meeste uren in prullenbakken belanden. Omgerekend in euro’s kom je uit op totale kosten van 385.200 euro, uitgaande van 90 euro per uur. Weeg dat eens af tegen het honorarium van 300.000 euro hooguit 400.000 euro.  

Vijftig pardonbrieven

“Vergeet ook niet de kosten die opdrachtgevers hiervoor maken”, vult Monshouwer aan. Want voordat er vijf partijen overblijven die in de latere gunningsfase een serieuze kans maken op de opdracht, moet er eerst afscheid worden genomen van de verliezers.”

De afwijzing moet per bureau goed zijn onderbouwd

Architecten ‘afpoeieren’ lijkt simpeler dan het is. De afgevallen kandidaten hebben namelijk allemaal recht op een brief waarin gemotiveerd staat waarom zij niet voor de opdracht in aanmerking komen. En dat gaat niet van bedankt en tot ziens.

Monshouwer: “De afwijzing moet per bureau goed zijn onderbouwd. Laatst duurde het drie weken voor de beoordelingscommissie de afwijzingsbrieven gereed had. Wat denk je dat dat kost?”

Duivels dilemma

Het is een duivels dilemma. Hoe benader je architecten als de opdrachten niet voor het oprapen liggen? Fred Schoorl, directeur van de BNA vindt dat opdrachtgevers onfatsoenlijk strooien met onredelijke en te hoge eisen. Met als ‘kwalijk’ gevolg dat er een ‘te beperkte’ groep architecten overblijft dat daadwerkelijk kans maakt.

Monshouwer begrijpt Schoorl, maar wijst juist op de keerzijde van het verhaal. “Als je iedereen laat meedingen naar een opdracht, dan komt ook iedereen. En dat betekent nog meer teleurgestelde architecten en nog hogere verspilde tijd, moeite en euro’s.”

Explosief

Hij geeft een voorbeeld. “Rotterdam heeft daar nu last van. Het aantal inschrijvers stijgt daar explosief sinds de voorwaarden aantrekkelijker zijn gemaakt. Ik vraag me dus af of het verlagen van die selectiecriteria verstandig is. Je wilt als opdrachtgever passend aanbesteden en ook enige zekerheid dat een architect in staat is de opdracht tot een goed einde te brengen, zeker bij de complexere bouwprojecten.”

Allemaal best begrijpelijk, maar er zijn ook nog altijd veel amateuristische uitvragen in omloop, stelt architect Rudy Uytenhaak er op zijn beurt tegenover. “Die leiden tot frustratie en kapitaalvernietiging.” Ook hij geeft een voorbeeld. Het betreft een mislukte design & build aanbesteding van het Rijk in Amsterdam.

“Het maximale bouwbudget bleek ongeveer dertig procent te krap gesteld, waardoor het onmogelijk was om een geldige inschrijving te doen en de aanbesteding mislukte. Maanden werk, een vracht aan tijd en geld ging daarmee verloren. En straks kan iedereen weer opnieuw beginnen.”

Vernederd

Uytenhaak nam het vorig jaar op voor zijn vakgroep. “Architecten vernederd”, kopte de Volkskrant naar aanleiding van een enquête van het Amsterdamse bureau. 

Sinds de enquête en Kamervragen is er niets veranderd

Uytenhaak: “Sinds de enquête en Kamervragen is er niets veranderd. Minister Kamp meent dat de regels goed zijn en denkt dat marktwerking de praktijk zal verbeteren. Gelukkig komt er weer werk op de markt, maar opdrachtgevers eisen nog steeds criteria die het aantal mogelijke inschrijvers inperken, terwijl Europees aanbesteden juist moet zorgen voor gezonde concurrentie en innovatie. Deze minister deert dat niet. Op straffe van uitsluiting worden architecten gedwongen om zonder samenspraak met de opdrachtgever, op daardoor onhelder gestelde randvoorwaarden, een gratis ontwerp te leveren. De professie van architecten wordt uitgehold.”

Wat kunnen opdrachtgevers beter doen? Uytenhaak: “Een groot deel van ons werk gebeurt nu kosteloos, terwijl het verstrekken van vergoedingen in andere landen gebruikelijker is. Soms gaat het zelfs om 30.000 euro hoog voor geleverd werk van de verliezers, zoals bij een voetgangersbrug in Frankrijk het geval was.”

Malle molen

Hoge kosten of niet. Europese aanbestedingen links laten liggen, is voor de meeste architecten geen optie, stelt Uytenhaak. “Je moet mee in de molen om een nieuwe referentie te kunnen krijgen om ook de volgende keer weer een kans te maken. Voor jongeren is het door dit systeem nagenoeg onmogelijk om ertussen te komen. Het grote gevaar daarvan is dat de markt zo smal wordt dat er geen keuze meer overblijft voor opdrachtgevers en publieke architectuur steeds meer routineproductie wordt.”

Verschraling van de markt. Precies daarover maakt ook Fred Schoorl van de BNA zich zorgen. Hij spreekt over een “wanhoopsmarkt”. “Ik begrijp dat opdrachtgevers de deur aan de voorkant soms wat dichter moeten gooien en ik ken ook nog altijd voorbeelden van aanbestedingen waarbij zestig architecten zich meldden onder het mom van: niet geschoten is altijd mis. Maar ik blijf erbij dat opdrachtgevers het nu te bont maken met hun eisen. Je kunt met dit soort aantallen denken dat er weinig aan de hand zo van; door de bomen zie ik het bos niet meer. Maar als je dichtbij dat bos staat dan zie je ineens dode bomen. Het is een indicatie voor slechte marktwerking.”

Ontwerpvergoeding

Vergoedingen voor ontwerpen vaker uitzondering dan regel

 Mike Schoonderwalt, sectordirecteur onderwijs bij HEVO (bureau dat opdrachtgevers begeleidt bij aanbestedingsprocedures) stelt dat er al langer over oplossingen wordt nagedacht. Hij is het met de BNA eens dat de administratieve lasten omlaag moeten en zegt dat het verstrekken van vergoedingen voor het maken van ontwerpen inderdaad vaker uitzondering is dan regel. “Maar het gebeurt wel steeds vaker. Toevallig zijn we nu met een opdracht bezig, waar de verliezende architecten een compensatie krijgen van 5000 euro.”

Wel voegt hij eraan toe dat architecten ook zelf in de spiegel moeten kijken. Soms zijn ze volgens hem iets te ijverig. “Ook als wij nadrukkelijk niet om een ontwerp vragen, halen ze alles uit de kast. Hoezo? Ze vertrouwen elkaar niet en denken dat ze door meer te doen dan strikt gevraagd wordt een hogere kans maken op de opdracht. Op die manier houd je elkaar wel bezig natuurlijk.”

Reageer op dit artikel