artikel

Protocollair werken: neem verantwoordelijkheid en beken kleur

bouwbreed Premium 202

Protocollair werken: neem verantwoordelijkheid en beken kleur

De markt verandert snel. Zeer snel. De klantvraag staat centraal en het belang van ‘soft skills’ neemt toe. Sterker nog: zijn voorwaardelijk geworden voor het tenderen en realiseren van een project. In een aantal artikelen belicht Rutger van der Werf, tendermanager bij Hurks, een paar belangrijke competenties toe die nodig zijn om een échte omslag in de markt te krijgen. Dit keer: Werp geen hindernissen op door met gesloten vizier te werk te gaan. Verschuil je niet achter regeltjes en protocollen, maar neem verantwoordelijkheid en beken kleur.

Protocollair werken is in het leven geroepen om onnodige fouten te voorkomen, kosten door doublures te verminderen en overbodig werk te vermijden. Hierbij kan het idee ontstaan dat dit de ‘gebruiker’ ontslaat van verantwoordelijkheid, zolang deze zich maar aan de procedure houdt. Dit kán op zijn beurt visieloos handelen, gemakzucht of faalangst in de hand werken.

Verlies van betrokkenheid, initiatief en besluitvaardigheid, van individuen maar ook op team- of gemeenschapsniveau, liggen dan op de loer. Want wie steekt dan nog zijn kop boven het maaiveld uit voor de juiste oplossing of breekt een lans voor de opdrachtgever als hij het risico loopt daarop te worden afgerekend?

Het gevolg: niemand durft meer het voortouw te nemen en knopen door te hakken. Een fenomeen dat regelmatig fors in de papieren loopt en draken van producten en diensten oplevert. De belastinggeld verslindende Betuwelijn, de wegroestende Fyra-treinen en de Bonnetjesaffaire zijn daar de navrante voorbeelden van.

Verstarren

Nou denkt u bij de bovenstaande voorbeelden misschien onmiddellijk aan stroperige besluitvorming bij de overheid. Of anders wel aan de overregulering in de zorg. Mensenwerk dat in hoge mate op protocollen is gefundeerd.

Maar ook in onze branche is in toenemende mate sprake van ingekaderd of protocollair denken en bewegen. Of moet ik zeggen: verstarren? Bij klassieke contracten was het vroeger al een hele tour om een zesje te halen. Dan werden er externe adviseurs en bureaus ingezet om te voorkomen dat het een vijf werd.

Heden ten dage werken we in toenemende mate met moderne, geïntegreerde en soms ook gefinancierde contractvormen. Dan vraagt de opdrachtgever ons als totaalaanbieder met een totaalpakket te komen, inclusief financiering, ontwerp, uitvoering, onderhoud en/of exploitatie. DBFM, DBFO, DBM, afijn noem ze maar op. Contractvormen van de lange adem waarmee veel tijd, geld en inspanning is gemoeid.

Zelfcontrole

En waarbij de opdrachtnemer geacht wordt zichzelf te controleren. Omdat we ons bijvoorbeeld hebben gecommitteerd aan een functionele prestatieverplichting.

Afgezien van de vraag of we dat kúnnen, zal de opdrachtgever daarop moeten vertrouwen. Echter, net als autoverkopers kampen we met een stigma. Niemand vertrouwt de aannemer. ‘Wat jullie beloven, dat gaan jullie toch niet maken’, is de leidende gedachte. Als die aanname nog zo diepgeworteld is, hoe kun je dan uitgaan van professioneel opdrachtgeverschap? Is de focus van opdrachtgevers, ondanks al die knappe contractvormen, niet gewoon nog heel traditioneel? 

Transparant

Bij wantrouwen is transparantie in je handel en wandel uiteraard zeer belangrijk. Maak inzichtelijk hoe je risico’s uitsluit. Ook voor jezelf. Beschrijf omstandig de bandbreedtes van het voorlopige en definitieve ontwerp en de prijsstelling. En: maak een einde aan de wurgende omhelzing van het traditionele fouten oplossen achteraf. Toon je kwaliteit aan, lever dat product en maak een eind aan het marchanderen. 

Aan de andere zijde zou het de opdrachtgever sieren zijn goed opdrachtgeverschap gestalte te geven met het nemen van besluiten. Stel vast: dit is het en hak de knoop door. Anders worstel je aan het eind van de rit met een halfbakken product.

Helder

Om besluitvaardig te kunnen opereren moet de focus liggen op het primaire doel: het project. Daarnaast moeten het proces – de omstandigheden waaronder het project wordt uitgevoerd – en de partijen helder zijn. Welke personen en bedrijven zijn bij het project betrokken? Wie gaat wat doen en hoe?

Het lijkt zo eenvoudig, maar helaas blijven we al te vaak hangen in de verdedigende cultuur en een verlammende angst om fouten te maken. En vooral: om op die fouten te worden afgerekend. Als het al fouten zijn. Want een vraag kan ook in een heel andere context geformuleerd zijn. Dat maakt het antwoord niet meteen ondermaats. Daarnaast kunnen omstandigheden veranderen. Zeker in de langlopende trajecten van onze branche.

Ik pleit voor een einde van de ego- en afrekencultuur. De wereld ís veranderd. Ook die van ons. Hoog tijd om ècht in beweging te komen.

Rutger van der Werf, tendermanager Hurks

Reageer op dit artikel