artikel

Aantonen dat contract marktconform is

bouwbreed

Aantonen dat contract marktconform is

Opdrachtgevers verlenen kleine opdrachten vaak enkelvoudig onderhands. Daarnaast zijn opdrachtgevers en -nemers zich steeds meer bewust van de waarde van langlopende samenwerking. Daarbij passen onder andere langlopende contracten en contractverlengingen.

In dergelijke situaties willen opdrachtgevers wel weten of de (verlengde) offerte marktconform is. En soms wil een opdrachtnemer dat ook proactief tonen, bijvoorbeeld na verloop van tijd bij een langlopend contract. Marktconformiteitstoetsen kunnen hierbij helpen. Op hoofdlijnen zijn daarvoor drie varianten te onderscheiden.

Gebruikmaken van benchmarks

Voor het toetsen van de marktconformiteit van commoditiesen andere standaardleveringen en -diensten kunnen benchmarks dienst doen. Deze worden doorgaans opgesteld door onafhankelijke onderzoeksbureaus. Hoewel zulke benchmarks schattingen betreffen en ook kritiek wordt geuit op de betrouwbaarheid, geven ze in elk geval enig inzicht in wat acceptabele marktprijzen zijn.

Gebruikmaken van inkoopinformatie van andere opdrachtgevers

Voor maatwerkopdrachten is het lastiger marktconformiteit vast te stellen. Opdrachtgevers vertrouwen vaak op eigen marktkennis en/of op de relatie met de opdrachtnemer. Ook kan een opdrachtgever navraag doen bij andere opdrachtgevers naar de kwaliteit en prijs voor soortgelijke producten en diensten. Dit geeft een indicatie voor marktconformiteit, zeker als rekening kan worden gehouden met relevante verschillen tussen de opdrachtgevers (bijvoorbeeld andere organisatiegrootte). Als een andere opdrachtgever een veel betere prijs-kwaliteitsverhouding lijkt te krijgen, kan dit aanleiding zijn de opdracht alsnog open te stellen voor concurrentie.

Gebruikmaken van verkoopinformatie van de opdrachtnemer

Zowel opdrachtgevers (toetsen marktconformiteit) als opdrachtnemers (aantonen marktconformiteit) kunnen de huidige offerte van de opdrachtnemer vergelijken met eerder door hem uitgebrachte offertes voor soortgelijke en recente opdrachten. Vooral als deze eerdere offertes onder concurrentiedruk zijn uitgebracht én de winnende offertes waren, geeft dit een goede indicatie van de marktconformiteit van de huidige offerte. Een voordeel ten opzichte van toets 2 is dat offertes van dezelfde opdrachtnemer – in elk geval qua structuur en modulaire prijsopbouw – over het algemeen goed en snel vergelijkbaar zijn.

Een concrete uitwerking is afspreken met de opdrachtnemer dat hij de opdrachtgever een lijst stuurt met zes recent aan hem gegunde soortgelijke opdrachten, bij voorkeur van soort- gelijke omvang. De opdrachtgever kiest er hieruit twee of drie en kijkt de hiervoor uitgebrachte offertes en afgesloten contracten in. Dit geeft hem inzicht in de mate waarin de actuele tarieven afwijken van de tarieven aan andere opdrachtgevers. Voorwaarde is dat de opdrachtnemer medewerking wil én mag verlenen.

Zeker bij strategische producten en diensten, een langlopende samenwerking waarin vertrouwen en openheid aanwezig zijn, lijkt een marktconformiteitstoets door gebruikmaken van verkoopinformatie een heel passende.

Ondanks dat offertes een goede bron kunnen zijn voor een marktconformiteitstoets, is een nadeel dat offertes soms lastig vergelijkbaar zijn. Daarnaast moet er vertrouwen zijn dat de benchmarks, offertes en/of prijzen en kwaliteitsinschattingen die worden aangeleverd voor de conformiteitstoets betrouwbaar zijn. De methoden bieden dus ‘maar’ enig houvast bij het inschatten van de marktconformiteit van de offerte. Als de opdrachtgever met meer zekerheid een marktconforme offerte wil, past concurrentiestelling via een goed inkooptraject beter dan enkelvoudige contractverlening of -verlenging.

Fredo Schotanus, universitair docent publieke inkoop en zorginkoop aan de Universiteit Twente, senior consultant bij Significant en verbonden aan het Public Procurement Research Centre

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels