artikel

Urgentiebesef

bouwbreed

Urgentiebesef

Het is bijna niet voor te stellen, maar er zijn dus mensen die nooit te maken krijgen met aanbestedingen. Veel vormgevers, tekstschrijvers maar ook inhoudelijke externe experts hebben in hun eigen omgeving niets met overheidsinstanties te maken, of niet in die omvang dat inschrijven in beeld komt. Wanneer je externe mensen of interne nieuwe medewerkers inzet voor het inschrijven op een aanbesteding, doe je er goed aan om te checken of ze het urgentieniveau van het inschrijfproces goed voor ogen hebben.

Zelf vertel ik altijd het verhaal van één van mijn oud-directeuren die met superturbobloedspoed naar Groningen was gereden vanuit de Randstad om een inschrijving in te leveren. De goede man kwam krap tien minuten te laat. Alle andere gegadigden (ze waren aanwezig voor de opening van de offertes) vonden dat hij gewoon mee kon doen, maar de aanbestedende dienst was onverbiddelijk. Daar sta je dan. Uit te puffen met adrenaline dat zo ongeveer uit je oren komt zetten, in de wetenschap dat al het harde werk en alle goede bedoelingen helemaal voor niets waren. En dat harde werken kost doorgaans niet weinig.

Kijk, in de ideale situatie is een inschrijving ruim op tijd klaar. In mijn voorbeeld was er gewoon veel te laat gestart met het inschrijven. Maar soms duurt het opzetten van een businesscase of het uitwerken van een calculatie of plan van aanpak gewoon lang. Of een tussentijdse brainwavezorgt ervoor dat alles op de schop moet. Dan wordt de tijdsdruk opeens een ding.

En dat is precies wanneer iedereen moet snappen dat ieder uurtje telt. Dat er dus gebeld moet worden – ook ’s avonds – als er een akkoord nodig is voordat iemand door kan gaan. Dat er beter een avond doorgewerkt kan worden in plaats van te gokken dat het allemaal wel goed komt. In dit soort lijvige trajecten gebeuren altijd onvoorziene dingen en hoe meer speling er in de planning gehouden kan worden, hoe beter!

Jessica van der Burg, inschrijfexpert bij Tenderwise

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels