artikel

Functionele specificatie maken is een kunst

bouwbreed

Functionele specificatie maken is een kunst

Met de opkomst van andere contractvormen is het ook noodzakelijk geworden om een andere soort vraagspecificatie te maken. Waar voorheen een RAW-bestek (of STABU) de standaard was, is bij een geïntegreerd contract een functionele specificatie nodig. Dat is nog een aardige opgave.

Als wordt gekozen voor toepassing van een geïntegreerd contract (meestal op basis van de UAV-GC) wordt er geen bestek meer gemaakt. Een bestek is: een vraagspecificatie tot op een (zeer) gedetailleerd niveau. Het dient als basis voor de aanbesteding en is ook het uitgangspunt voor de contractbeheersing op basis van directievoering en toezicht.

Er wordt dus geen bestek gemaakt, maar een functionele specificatie. Een functionele specificatie (de naam zegt het al) beschrijft waaraan het product moet voldoen, bij voorkeur in functionele termen. Dat is wezenlijk anders dan bij een bestek, waarin vooral technische termen zijn te vinden. Een bestek bevat feitelijk de oplossingen, op basis waarvan de aannemer kan bouwen, terwijl een functionele specificatie veel meer de probleembeschrijving bevat. Het is aan de opdrachtnemer om oplossingen te vinden. Dat past bij het leidende principe van een geïntegreerd contract, namelijk het benutten van kennis en ervaring van marktpartijen door vrijheid te geven. Die vrijheid moet dan, naast de ruimte in het proces, ook zitten in de vraagspecificatie.

Eisen

Aan een goede vraagspecificatie wordt een aantal eisen gesteld, wat leidt tot een aanzienlijke ontwerpopgave. Ten eerste is er (nog) geen standaardmethodiek. Voor een traditioneel bestek is er de RAW-systematiek (of Stabu). Alle bouwende partijen zijn hiermee bekend en dat maakt toepasbaarheid eenvoudig en algemeen geaccepteerd. Voor een functionele specificatie bestaat nog niet zo’n standaard.

Een ontwerpmethodiek als System Engineering is een goede methodiek, maar die kent in zijn uitwerking nog vele verschijningsvormen. Dat kan in vorm van een beschrijving in Word of Excel, maar ook in speciale programma’s, zoals Relatics of Briefbuilder. Het maken van een goede specificatie vergt van de ontwerpers inzet en vaardigheden.

Ten tweede is het een lastige opgave om te bepalen tot hoever de uitwerking moet plaatsvinden. Wat bepaalt het uitwerkingsniveau? De doelstelling om de markt zoveel mogelijk (ontwerp-) vrijheid te bieden, moet leiden tot terughoudendheid, dus tot een zo globaal mogelijke specificatie. Maar er zijn meer argumenten om toch tot verdere uitwerking over te gaan. Eén eis aan een functionele specificatie is bouwbaarheid, met andere woorden, de set aan eisen moet leiden tot een bouwbaar product. Het is niet eenvoudig om deze eis te verifiëren zonder verdere uitwerking. Daarnaast kunnen stakeholders of vergunningverlenende partijen informatie eisen op een gedetailleerd niveau. Een voorbeeld van een stakeholder is de buurtbewoner die precies wil weten hoe het park eruit gaat zien, in verband met sociale veiligheid.

Een derde uitdaging vormt de samenhang tussen de disciplines. Waarschijnlijk hoeft niet elke discipline tot op hetzelfde niveau te worden uitgewerkt. Dat leidt tot de ‘zaagtand’ of ‘kartelrand’. Maar hoe groot mag het verschil worden? Feitelijk bepalen de raakvlakken tussen de disciplines dit, maar het definiëren hiervan is in de beginfase niet eenvoudig.

Tenslotte is een goede inschatting nodig van de capaciteit en risico-perceptie van de markt om de vrijheid in de specificatie in te vullen. Te veel vrijheid kan ook betekenen dat een marktpartij dit ziet als een te grote onduidelijkheid in de perceptie en daarom een risico.

Een goede vraagspecificatie lijkt dus eenvoudiger dan het maken van een bestek, maar in de praktijk is hiervoor evenveel (of meer) inzet en denkwerk nodig. Een hele opgave.

Drs.ing. J.N. (Jaap) de Koning, Witteveen+Bos

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels