artikel

E-mail komt niet binnen

bouwbreed Premium

De provincie Noord-Brabant had in een bestek bepaald dat zij slechts bij hoge uitzondering het besluit zou nemen tot het niet gunnen van de opdracht. Dit is een bijzondere bepaling, omdat de hoofdregel is dat een aanbestedende dienst niet verplicht is een opdracht na aanbesteding te gunnen. Toch besloot de provincie de opdracht niet te gunnen en de aanbesteding in te trekken.

Dit is een bijzondere bepaling, omdat de hoofdregel is dat een aanbestedende dienst niet verplicht is een opdracht na aanbesteding te gunnen. Toch besloot de provincie de opdracht niet te gunnen en de aanbesteding in te trekken. De voorzieningenrechter moest aldus per saldo toetsen of voldaan was aan de gestelde eis ten aanzien van de ‘hoge uitzondering’ (rechtbank Oost-Brabant 1 juli 2015, ECLI:NL:RBOBR:2015:3932).

In het bestek was bepaald dat inschrijvingen per e-mail moesten worden ingediend. Voor de sluitingstermijn ontving de provincie twee inschrijvingen op het voorgeschreven e-mailadres, waarvan de ene inschrijving onaanvaardbaar hoog was en de andere niet voldeed aan de gestelde eisen. Na de sluitingstermijn ontving de provincie een e-mail van een derde partij, die navraag deed naar een tijdig door haar ingediende inschrijving. Deze inschrijving was echter niet ontvangen door de provincie. Na onderzoek bleek dat het betreffende e-mailbericht, inclusief bijlage van meer dan 12 MB, tijdig was ontvangen, maar dat het e-mailbericht was geweigerd door de server van de provincie wegens overschrijding van de ontvangstcapaciteit. De waarschuwingsmail die werd gestuurd aan de betreffende partij is tussen twee mailservers blijven hangen en eveneens niet aangekomen.

De voorzieningenrechter oordeelde dat voldaan is aan de ‘hoge uitzonderingseis’. Het bestek geeft aan dat de inschrijving per e-mail moest worden ingediend, terwijl niet was aangegeven dat de ontvangstcapaciteit van de mailbox van de provincie beperkt was tot 12 MB. Deze uitzonderlijke situatie hadden inschrijvers niet kunnen voorzien. Zij behoefden geen beperkingen te verwachten ten aanzien van de grootte van de inschrijvingsdocumenten en mochten verwachten dat rekening zou zijn gehouden met de grootte van de (doorgaans omvangrijke) documenten.

Vera Balvers

Severijn Hulshof advocaten

Reageer op dit artikel