artikel

Samenwerken: waarom verandert er zo weinig?

bouwbreed Premium

Hoeveel parlementaire enquêtecommissies zijn er nog nodig om onze politieke leiders te overtuigen dat we echt niet het beste jongetje van de klas zijn, en ook niet willen zijn? Het Fyra-debacle, uit de hand gelopen ICT-projecten, de Betuwelijn. Projecten die de incubatietijd van een minister overschrijden. En ze blijven het maar proberen. Hoe lang nog?

Rijkswaterstaat is op zoek naar nieuwe mogelijkheden van samenwerking met de markt: marktconsultaties, het project DOEN, en andere pogingen om samen met de markt op een alternatieve wijze tot betere (samenwerkings)resultaten te komen. Prachtige initiatieven met mooie out of the box- en out of the blue-gedachten. Soms ontstaat in projecten inderdaad een ‘wij’-gevoel en zien we dat het toch wel kan. Welk toverwoord en welk model wordt gebruikt? Waarschijnlijk is vertrouwen er één van!

Er wordt veel geïnvesteerd in nieuwe manieren van samenwerken, maar er verandert zo heel weinig. Waar kan dat toch aan liggen? Wat is de oorzaak dat er niet op een goede, constructieve manier kan worden samengewerkt? De intentie is er, en toch stranden veel, soms goed bedoelde pogingen om samen te werken. Wat kan de oorzaak zijn? Lopen we vast door andere beperkingen of belemmeringen?

In aanbestedingsland zijn er veel (Europese) regels, procedures, randvoorwaarden, eisen, voorschriften, emvi, BVP, et cetera waar evenzovelen zich het hoofd over breken. Eerlijkheid, gelijke kansen, objectiviteit, kwaliteit en meer van dit soort ingrediënten worden gebruikt om de juiste aannemer een project te laten realiseren. En heeft een aannemer het geluk dat hij het werk ‘krijgt’, dan moet er nog heel wat inspanning verricht worden om aan de contracteisen te voldoen. Waarbij techniek veelal niet het grootste probleem is.

Knieval

Vrijemarktwerking roepen ze in Den Haag! En vervolgens bindt datzelfde Den Haag handen en voeten door stapels regels en knoopt een enorm blok aan het been van wat Brussel meent wat goed voor ons is. De volgende quote uit het Financieele Dagbladvan 16 juni 2015 toont aan dat politiek Den Haag nog steeds niet inziet dat de huidige manier van aanbesteden op de schop moet.

De Tweede Kamerfractie van de VVD is uiterst kritisch over de knieval van Rijkswaterstaat. Volgens de partij past een minimumprijs niet in een vrijemarktwerking en wordt kartelvorming in de hand gewerkt. “Wie gaat deze minimumprijs vaststellen?”, zegt Kamerlid Barbara Visser. De VVD zet ook vraagtekens bij de kennis en deskundigheid van Rijkswaterstaat om een minimumprijs te kunnen vaststellen.

Waarom zijn aannemers kritisch geworden, waarom maakt Rijkswaterstaat een ‘knieval’, waarom een minimumprijs, waarom een plafondprijs? Niemand heeft er baat bij. Zoek de oorzaak in de beknelling van nutteloze en niet aan het doel bijdragende regels en procedures. Daar komt bij dat ervaring vaak ontbreekt, waarvoor men dan maar een proces bedenkt of laat bedenken om de onwetendheid te maskeren en daarmee opdrachtnemers opzadelt met nog meer procedures. Trouwens, ook de aannemer heeft niet altijd voldoende ervaring in huis.

Aanbestedende diensten besteden jaarlijks tientallen miljoenen om projecten voor te bereiden, te contracteren en de directievoering op basis van systeemgerichte contractbeheersing (SCB) of best value procurement (BVP) te voeren.

En dat doen de inschrijvers vervolgens ook. Zij kunnen niet anders! Vaak zijn er drie tot vijf, maar zeven of meer komt ook geregeld voor. Meer inschrijvers levert meer marktwerking op, toch? Nee, niet! Meer inschrijvers zorgt ervoor dat nog meer kostbare euro’s over de balk gegooid worden zonder enig resultaat!

En als de hobbel van de aanbestedingsfase is genomen, duikt de volgende al weer op. Onduidelijkheden in het contract, interpretatieverschillen en afwijkingen zorgen voor discussies – met de nodige irritatie – en daaruit volgende meerwerken, soms miljoenen.

Intensief betrokken

Voordat ik daar verder op inga, eerst iets anders. Wat zouden we kunnen doen als er géén beperkende regels en voorschriften zijn? Dan kan een opdrachtgever bijvoorbeeld samen met een uitvoerende marktpartij nadenken over zijn vraagstuk en zal de gezamenlijke expertise leiden tot de beste oplossing. Dat kan dan al in de planfase. Ook kan de vraagspecificatie of het bestek door samenwerken tot stand komen. Dan weet de aannemer perfect wat er van hem verwacht wordt, hij is intensief betrokken en kent de doelstellingen. Samen denken over de maatschappelijke aspecten van het project. De contractuele afspraken kunnen samen vastgesteld worden, beider belangen worden gediend. Natuurlijk horen daar ook de financiële zaken bij. En zo zijn er nog wel meer voorbeelden te bedenken.

Laatst was ik weer eens druk met een mooie, maar zeer uitdagende tender en ja, daar werd natuurlijk over de risico’s nagedacht. De eerste vraag is dan: kunnen we de oorzaak van het risico elimineren of, als dat niet lukt, tot een minimum beperken? Dat klinkt logisch, toch? Risicomanagement is door iedereen volledig geaccepteerd. Nu leg ik het bruggetje naar het vraagstuk in de aanhef. Wat is er de oorzaak van dat er weinig of in het geheel niet op een goede, constructieve manier kan worden samengewerkt? En kan die oorzaak geëlimineerd worden?

Doelgericht

Dat kan! Ik noem dat het nieuwe samenwerken. Geen hoogdravende taal, wel enorm doelgericht. Na een prekwalificatieronde is een aannemer in het projectteam van de opdrachtgever opgenomen en werken zij samen aan het vaststellen van alle contracteisen. Ze denken na over de gezamenlijke doelen en hoe die bereikt zullen worden. De deskundigheid van de aannemer draagt bij aan de kwaliteit en maakbaarheid. De gezamenlijke besluitvorming wordt door de teamleden zeer gewaardeerd en zorgt voor draagvlak. Door de openheid en het vertrouwen in elkaar zoeken teamleden elkaar op, zijn uitermate betrokken, bedenken samen oplossingen, voorkomen dubbel werk en werken aan en naar hetzelfde doel. Het nieuwe samenwerken heeft veel voordelen:

• Beide partijen besparen aanzienlijk in de (voorbereiding)kosten

• Het contract is duidelijk, dus geen vragen en interpretatieverschillen

• Minder controle, meer zekerheid

• Korte communicatielijnen

• Gedeelde doelstellingen, gedeelde belangen, gedeelde successen

• De partijen hebben samen plezier

Het maatschappelijk belang wordt tenslotte ook gediend: onze belastingeuro’s worden in een keer goed en effectief ingezet om het projectdoel te bereiken zonder verspilling.

Kortom voordelen genoeg om het eens te gaan doen! Marktwerking blijft, maar gaat over prestaties en kwaliteit, gezamenlijkheid en toegevoegde waarde. Kortom: MVO op zijn best.

Alex van Gilst, Advies, Training en Coaching

Reageer op dit artikel