artikel

Echt samenwerken? Begin bij het begin

bouwbreed

Opdrachtgevers en opdrachtnemers hebben baat bij een gezamenlijke aanpak in de precontractuele projectfase. Nog voordat de aanbesteding in de markt wordt gezet de samenwerking zoeken met de andere partijen leidt tot een beter resultaat.

Die man begrijpt het gewoon niet. Ik bedoel toch (en vult u maar in). Hoe vaak denkt u dit, opdrachtgevers? En aan de andere kant, die man begrijpt het gewoon niet. Er staat toch (en vult u maar in).

Hoe vaak denkt u dit, opdrachtnemers? Vooroordelen, interpretatieverschillen, elkaar niet meer begrijpen. Voor velen heel herkenbaar, wellicht zit u er middenin.

De praktijk in de meeste projecten is dat er veel afwijkingen en wijzigingen ontstaan die niet alleen invloed hebben op de voortgang maar ook op het gemoed van projectmedewerkers. Waarschijnlijk herkent u, zeker als u met contracten werkt, de hierboven genoemde verzuchtingen heel goed. Wat doet u ermee?

Vaak worden bij project-startups extra inspanningen gedaan om een brug te slaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Samenwerking, en dat kan in verschillende vormen, ontstaat vanzelf of gedwongen.

Discussies

Maar zelfs in projecten waar samenwerking hoog in het vaandel staat, ontstaan (soms heftige) discussies. Verschillende meningen door eisen, interpretaties, bedoelingen etcetera die, vanwege de verschillende belangen, niet eenvoudig zijn bij te leggen.

Opdrachtgevers zijn maanden of soms zelfs jaren met de voorbereidingen van (grote) projecten bezig. Vaak worden kosten noch moeite gespaard voor marktonderzoek, stakeholder-analyses, opstellen van vraagspecificaties, contractdocumenten etcetera. Maar de realiserende partijen (aannemer, installateur, leverancier) worden gemist. Dit is een gemiste kans.

Ik wil ervoor pleiten een brug te slaan tussen de aannemer/bouwer en de opdrachtgever in deze precontractuele fase. Nog voordat de aanbesteding in de markt wordt gezet de samenwerking zoeken met de realiserende partijen zorgt voor een beter projectresultaat. Dit dient het belang van alle partijen.

Geheimhouding

Hoe kunnen we dat organiseren? Natuurlijk zijn er de bekende richtlijnen voor aanbestedingen, speelt belangenverstrengeling een rol en is geheimhouding waarschijnlijk ook een hobbel. Wegens het vrijblijvende karakter in deze fase – er is immers nog geen aanbesteding – kan dat geen verhindering zijn. Ik vergelijk het maar met de Formule 1-races, waar voorrondes worden gereden om het circuit te leren kennen. Zo zullen opdrachtgever en bouwer in voorrondegesprekken samen door de scope van het project heen lopen.

Eisen worden gezamenlijk gelezen, geïnterpreteerd en toegelicht door beide partijen. Daardoor wordt ruimte gecreëerd om zo nodig verbetering, verheldering of een extra toelichting bij een eis of contractdocument te geven. Het doel is niet veranderd: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) eisen. Het resultaat zal wel veranderen: een realistische vraagspecificatie en succesvol projectresultaat.

De voordelen gelden zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Ik noem er een aantal:

• Door de eenduidigheid van eisen – doordat klant en bouwer samen de eisen hebben opgesteld – worden eisen juist geïnterpreteerd en wordt maximaal voldaan aan de wens van de opdrachtgever.

• Initieel wordt voorkomen dat er veel (ongewenste) afwijkingen ontstaan.

• Er wordt tijd en geld bespaard.

• Er ontstaat meer ruimte om aandacht aan echt belangrijke zaken te geven.

Wanneer de aanbestedingsrichtlijnen deze mogelijkheid niet toelaten, is er gelukkig een alternatief, samen met de aannemer(s) na een preselectie ronde alsnog deze brug te slaan.

Wilt u echt samenwerken? Begin dan bij het begin. Het resultaat zal dan niet alleen zichtbaar worden in vermindering van (ongewenste) afwijkingen, maar ook in een beter product.

Alex van Gilst, senior projectmanager en expert bij Movares Adviseurs en Ingenieurs

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels