artikel

Leren van projecten: willen of kunnen

bouwbreed

Projectmanagers onderkennen dat het managen van kennis, en in het bijzonder kennisdeling, een essentiële rol speelt in het succesvol voltooien van projecten. In de praktijk blijkt dat ze dat nauwelijks doen.

Om kennisdeling te creëren zijn er tal van zogenoemde interventies beschikbaar. Het blijkt dat projectmanagers deze interventies (veelal) kennen, maar in de praktijk niet altijd gebruiken. Het gevolg hiervan is dat geen maximale kennisdeling wordt gecreëerd. Hoe kan dit worden verklaard? En belangrijker nog, hoe kan dit worden veranderd?

In de literatuur worden interventies omschreven als “tools, applicaties of systemen die kennis of kennisnetwerken van projectteamleden vastlegt, opslaat en beschikbaar maakt voor andere bouwprojecten”. Veel gebruikte interventies in de bouwsector zijn: postersessies, lunchboxmeetings, supervisie, brainstormsessies, projectevaluaties, kennisdatabases, kenniskaarten en email of notulen.

Uit mijn wetenschappelijk afstudeeronderzoek naar kennisdeling tussen projecten in projectorganisaties, waarbij acht dochterondernemingen van een groot bouwconcern betrokken waren, blijkt dat er op dit moment te weinig kennis wordt gedeeld tussen projecten door middel van interventies; zij geven hiervoor het rapportcijfer 5,70 op een schaal van 1–10.

De projectmanagers geven de volgende redenen voor dit rapportcijfer:

1. De specifiek voor kennisdeling beschikbare interventies worden niet gebruikt.

2. De interventies die wel worden gebruikt, zijn niet optimaal geschikt om opgedane kennis vast te leggen en/of te delen met andere projectteams.

3. De opgedane en vastgelegde kennis wordt niet gedeeld met andere projectteams.

Hierbij is het opvallend te noemen dat deze projectmanagers zichzelf het rapportcijfer 7,50 (wederom op een schaal van 1–10) geven als het gaat om eigen vaardigheden om kennisdeling tussen projecten te laten slagen door middel van interventies. Dit zou er op kunnen duiden dat kennisdeling tussen projecten als niet-relevant wordt gezien (projectmanagers kúnnen wel kennisdelen, maar willen zij dit ook? Of willen zij het wel, maar kúnnen zij het niet?). Alle ondervraagde projectmanagers zijn het er echter over eens dat kennisdeling een belangrijk element is om faalkosten te kunnen verminderen en projectsucces te vergroten.

Uit de praktijk blijkt dat het lerende vermogen, zowel successen als negatieve ervaringen, hoger is wanneer de juiste interventies op het juiste moment worden gebruikt. Zo hoeft het wiel in projecten dus niet steeds opnieuw te worden uitgevonden en worden faalkosten automatisch verminderd.

De volgende vragen blijven opspelen. Zijn projectmanagers daadwerkelijk gemotiveerd om kennis te delen? Beschikken projectmanagers wel over de juiste competenties om kennisdeling te creëren door middel van interventies? Wat doen projectmanagers zelf om het maximale uit bestaande interventies voor kennisdeling te halen?

Uit mijn onderzoek blijkt dat het voor elke projectmanager moeilijk is om antwoord te geven op deze vragen. Als het om het gebruik van interventies gaat, is het van belang dat hier de juiste vaardigheden aan worden gekoppeld. Uit de praktijk blijkt dat het gebruik van interventies en daarbij het managen van kennis, andere vaardigheden vergt dan wat doorgaans van een projectmanager wordt gevraagd. De aanbeveling is, onderbouwd door de conclusies uit het onderzoek, om deze taken niet door de projectmanager zelf te laten uitvoeren maar het projectoverstijgend te organiseren. Het voordeel hiervan is dat interventies effectiever zijn en het lerende vermogen tussen projecten efficiënter.

Twee andere essentiële bevindingen die leiden tot het succes van interventies: maak iedereen binnen de projectorganisatie verantwoordelijk en begin bij een pilot voordat het organisatiebreed wordt uitgezet. Dit zorgt voor een investering vooraf, maar ook voor dit onderwerp geldt dat de kosten voor de baten gaan.

Pascal Otjens, otjens@live.nl

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels