artikel

Vastgelopen project vraagt om interventie

bouwbreed Premium

Er zijn geen eenvoudige oplossingen voor het lostrekken van een vastgelopen bouwproject. De complexiteit van de situatie vraagt om interventies die op meerdere punten effect moeten sorteren. Albert de Vries beschrijft stapsgewijs de juiste aanpak.

Iedere projectmanager belandt wel eens in een bouwproject waar alles tegenzit. Het project loopt uit de planning. Bewoners is van alles beloofd, maar er is nog weinig van te merken. Financiële middelen raken uitgeput, de toezichthouder legt alles onder het vergrootglas. Je bestuurder heeft onrealistische verwachtingen. Ondertussen ligt het projectteam met elkaar overhoop. Het politiek gevoelige project verdwijnt steeds dieper in de kelder van het stadhuis. De impasse is geboren, met als slachtoffer de bewoners van de stad.

Parkeerstand

Goede raad is duur. Je krijgt vele adviezen, elk vanuit een eigen invalshoek. Die adviezen zijn vaak tegengesteld, maar het erge is: iedereen heeft gelijk, vanuit zijn eigen perspectief. Je bestuurder wil zo snel mogelijk resultaat zien. Projectbeheersing vraagt om een nieuwe raming en planning. De buitenwereld eist nu eindelijk aandacht. Als je iedereen te vriend wil houden word je gek. En ondertussen staat het hele systeem in de parkeerstand. Er blijkt sprake van een optelsom van krachten, die verdere ontwikkelingen tegenhouden:

• Aannames (“Assumption is the mother of all fuck-ups”)

• Eerdere ervaringen, gewoontes, gestolde reflexen

• Vastgelopen organisatorische structuren, kwaliteitssystemen, contractuele verhoudingen

• Reputaties

In gevallen van ‘low trust’ loopt iedereen zijn eigen belangen te borgen. Niet ongebruikelijk in de bouwwereld, maar wel funest. Er ontstaat dan een selffulfilling prophecy: wantrouwen geeft fricties, geeft nog meer wantrouwen. De lol is eraf. Men raakt de focus op het gezamenlijke einddoel kwijt. Je krijgt risicomijding en afschuifgedrag. Meerkosten lopen op, deadlines raken uit beeld. Burgers en belangengroepen krijg je al helemaal niet mee wanneer ze zich onveilig voelen in de deelname. Waarom zouden ze ook? Geld verdienen zij er niet mee, en sowieso is wantrouwen vaak hun vertrekpunt. Het barst van de onderhuids smeulende veenbrandjes: ze zijn tekenend voor een gebrek aan vertrouwen, dat gemakkelijk kan overslaan naar andere partijen.

In zo’n systeem van remmende krachten en vicieuze cirkels zijn er geen eenvoudige oplossingen. Alleen een holistische aanpak gaat de motor uit de parkeerstand halen. De complexiteit van de situatie vraagt om interventies die op meerdere punten in de motor effect moeten sorteren. In het veranderingsproces staat de weg van de geleidelijkheid voorop, is leren een constante. Op alle niveaus moet je betrokkenheid organiseren. Als je dat maar op één niveau doet en je vergeet de rest, dan schiet het hele systeem snel terug in zijn oude modus. Je vraagt immers dat mensen hun aannames, hun uitgangspunten ter discussie durven stellen. En daarmee vraag je nogal wat.

Welke aanpak kies je voor een verandering van het systeem? Wat je dan doet vertoont veel overeenkomsten met de keuzes van een dokter als er veel gewonden op de Eerste Hulp aankomen (triage): wie houdt het nog wel even vol, wie moet er meteen naar de OK, en wie is aflopend – daar ‘moet een pijnstiller in’. Je stelt je prioriteiten. In de realiteit van de dokter/projectmanager, in vijf stappen:

1. Identificeer de ineffectieve patronen en stollende krachten

2. Selecteer welke patronen spoedeisende hulp nodig hebben en welke je voorlopig kan laten rusten

3. Identificeer welke interventies je kunt inzetten, en welke vragen je moet parkeren

4. Kies en prioriteer je interventies

5. Voer ze uit.

Glashelder

Als je een aanpak hebt gekozen, moet je het ook aan anderen glashelder kunnen vertellen. In modern managementjargon: je moet het kunnen ‘framen’ in een helder verhaal. Hoe krachtiger dit verhaal, hoe groter de kans op succes. Bijvoorbeeld: “elke dag dat we stilstaan kost de gemeente 50.000 euro.” Of anders: “Het stadspark ontwaakt: we gaan nu eindelijk jouw stem gebruiken voor een goede invulling van de plannen.”

Zoals een negatieve spiraal allerlei ongewenste neveneffecten meebrengt, zo is het omgekeerde ook het geval. Als je het vertrouwen kunt herwinnen – door daadkracht, openhartigheid en een stevig en fatsoenlijk verhaal –, zul je verrast zijn door de onverwachte initiatieven en is het groeiproces niet meer te stoppen. Iedereen wil weer deel uitmaken van het succes.

Reageer op dit artikel